Monitoring und Evaluation: Durchblick in komplexen Projekten

Größere, komplexe (IT)-Projekte, wirken sich immer auch auf die Zusammenarbeit der Mitarbeiter eines Unternehmens aus, da sich Arbeitswerkzeuge, Arbeitsaufgaben und Teamzusammenstellungen verändern. Kurz: Routine entfällt bei gleichzeitig steigenden Anforderungen. Daher müssen gerade in hektischen Phasen sowohl Auslastung als auch Zusammenarbeit überblickt werden, damit Projekte erfolgreich abgeschlossen werden können. Hierfür wird eine valide Datengrundlage benötigt. Projektmonitoring und Evaluation sind zwei Werkzeuge, die dem Management und insbesondere dem Changemanagement zum richtigen Zeitpunkt die benötigten Informationen zur Verfügung stellen.

Einfluss von größeren Projekten auf die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter

Die Zusammenarbeit von Menschen, egal ob auf der Ebene von Individuen oder Organisationseinheiten im Sinne von Abteilungen oder Unternehmen, birgt immer wieder neue Herausforderungen. Glücklicherweise sind die Mitarbeiter der meisten erfolgreichen Unternehmen in der Lage mit diesen Schwierigkeiten umzugehen. Zudem entwickeln Organisationen aus ihrem täglichen Geschäft heraus bewusst oder unbewusst eine Kultur sowie Verhaltensmuster, die es ihnen erlaubt eine Vielzahl von Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen. Selbst eingespielte Teams können jedoch aus der Bahn geworfen werden, wenn sie sich durch Projekte mit neuen Themen beschäftigen oder sich in ungewohnten Konstellationen bewegen. Gerade in unternehmensweiten Projekten arbeiten zudem oft Abteilungen, Bereiche und Teams zusammen, die nur selten zusammenarbeiten oder gar unterschiedliche Kulturen haben. Dies wird insbesondere dann zum Problem, wenn es mit einer Erhöhung der Arbeitsbelastung einhergeht. Viele Unternehmen merken: Wenn das Alltagsgeschäft mit Projekten um Zeit und Ressourcen konkurriert, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass negative Dynamiken und Verhaltensmuster den Verlauf von Projekten ungewollt und unbemerkt beeinflussen.

Häufig erleben wir zudem, dass Kunden sich wissentlich auf Schätzungen (Aufwand/Auslastung/Projektstand) verlassen müssen, bei denen im Moment der Schätzung bereits naheliegend oder gar offensichtlich ist, dass diese unzutreffend sind. Aus einem Mangel an Alternativen resultiert dann zwangsläufig, dass so gehandelt wird, als entsprächen die vorliegenden Schätzungen der Realität. Management und Changemanagement haben keine gute Grundlage um stimmige Entscheidungen zu treffen. In der Folge laufen Projekte sehenden Auges in Engpässe, woraus Druck und Unzufriedenheit entsteht. Kurz: die Wahrscheinlichkeit für Konflikte steigt.

Evaluation zur Überprüfung und Gestaltung guter Rahmenbedingungen als essenzieller Baustein für den Projekterfolg

Damit sich Projektlaufzeiten nicht ungewollt verlängern, weil Arbeitsschritte wiederholt werden müssen oder Missverständnisse zu spät aufgedeckt werden, ist es elementar, den Stand von Projekten und aller Beteiligten korrekt einschätzen zu können. Dabei ist es nicht ausreichend, ausschließlich auf die reinen Auslastungszeiten der Mitarbeiter zu achten. Soll Zusammenarbeit gelingen, muss sie proaktiv gestaltet werden und an die speziellen Bedarfe der vorliegenden Situation angepasst sein. Gelingt es, gerade in hektischen Phasen den Überblick über Auslastung und negative Dynamiken und Verhaltensmuster in der Zusammenarbeit zu behalten, können Projekte stark beschleunigt werden und deutlich bessere Ergebnisse erzielen.

Durch ein fortlaufendes Monitoring – im Sinne einer Evaluation – ist es möglich, für Manager und Projektleiter die notwendige Multiperspektivität zu erreichen, die es braucht, um gute Entscheidungen treffen zu können. Bei PIKON fassen wir Leistungen dieser Art unter dem Begriff „Organisational Reporting“ zusammen.

Organisational Reporting: Valide Zahlen als Ausgangsbasis und während der Durchführung des Projektes

Initial liefert „Organisational Reporting“ eine valide Basis für Management und Projektleitung, um die Ausgangslage vor Projekten zu analysieren, Schwerpunkte zu setzen und einen stimmigen Rahmen für die folgende Zusammenarbeit zu definieren.

PIKON hilft dabei, zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Fragen zu stellen und aus den Antworten korrekte Rückschlüsse zu ziehen.

Über die Projektlaufzeit wiederholt durchgeführte Evaluationen, versetzen uns in die Lage Methoden, Maßnahmen und Vorgehensweisen nicht mit der Gießkanne zu verteilen, sondern punktuell, angepasst an die individuelle Situation des Kunden, die Anforderungen der jeweiligen Projektphase sowie die Situation der Menschen im Projekt.

Hinschauen lohnt sich aber auch bei:

• Erfolg von Workshops
• Projektstand und einzelnen Projektschritten
• Projektleitung
• externen Beratern
• Entwicklung von Erwartungen

Durch Monitoring mittels Evaluation sowie einzelne Feedbackgespräche werden die Projektleitung aber auch ein begleitendes Changemanagement in die Lage versetzt zielgerichtet und effektiv Verbesserungen zu initiieren. Weiterhin liefert PIKON damit eine Möglichkeit zur Bewertung externer Beratungsleistung durch Ihre Mitarbeiter.

Gerne prüfen wir mit Ihnen zusammen die Sinnhaftigkeit eines Monitorings oder einer Evaluation in Ihren Projekten und stellen Ihnen Konzepte und Ergebnisse aus unseren Referenzprojekten vor. Sprechen Sie uns an!