Referenz | Universität Bonn

Einführung des ELSTER Connector for SAP

Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsmitteilungen an das Finanzamt

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Einführung des ELSTER Connector for SAP an der Universität Bonn zur Einhaltung der Anforderungen der Mitteilungsverordnung 2025

Neun Monate vor Inkrafttreten der Mitteilungsverordnung 2025 entschied sich die Universität Bonn, gemeinsam mit PIKON das SAP Add-on ELSTER Connector for SAP zu implementieren. Ziel war es, die neuen gesetzlichen Anforderungen zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsmitteilungen an das Finanzamt effizient und rechtssicher umzusetzen. Durch die frühzeitige Projektumsetzung konnte die Uni Bonn sicherstellen, dass alle relevanten steuerlichen Meldungen rechtzeitig, korrekt und direkt aus SAP heraus an die Finanzbehörden übermittelt werden können.

Über “Uni Bonn”

Sie ist eine von elf deutschen Exzellenzuniversitäten, die einzige Universität mit sechs Exzellenzclustern und hat in den vergangenen Jahrzehnten mehr Nobelpreise und Fields-Medaillen hervorgebracht als jede andere deutsche Hochschule – die Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn steht für weltweit anerkannte Wissenschaft auf Spitzenniveau. Geprägt wird sie seit 200 Jahren durch herausragende Wissenschaftspersönlichkeiten, ein forschungsgeleitetes Studium, das internationale Flair der deutschen Stadt der Vereinten Nationen, eine dynamische, weltweit vernetzte Wissenschaftsregion und – nicht zuletzt – das lebenswerte Rheinland im Herzen Europas. Die Universität Bonn zählt mit rund 31.500 Studierenden, 6.575 Promovierenden, knapp 700 Professuren, 5.399 wissenschaftlichen Beschäftigten und 1.988 Beschäftigte in Technik und Verwaltung zu den größten traditionsreichen und forschungsstärksten Universitäten in Deutschland. Ihr breites Fächerspektrum in ihren sieben Fakultäten reicht von den Agrarwissenschaften bis zur Zahnmedizin; zahlreiche Fächer nehmen im internationalen Wettbewerb eine Spitzenstellung ein. Neben starken Disziplinen bilden sechs fakultäts- und fächerübergreifende „Transdisziplinäre Forschungsbereiche“ (TRA) zudem Explorations- und Innovationsräume, in denen zentrale wissenschaftliche, technologische und gesellschaftliche Herausforderungen adressiert werden. Leiten lässt sich die Universität Bonn von der Überzeugung, dass Wissenschaft da am besten gelingt, wo Forschung und Lehre Hand in Hand gehen, und wo exzellente Köpfe sich frei entfalten können. Die Nobelpreisträger Wolfgang Paul (Physik, 1989) und Reinhard Selten (Ökonomie, 1994) führen die Liste der ausgezeichneten Bonner Forscherinnen und Forscher an. Keine andere deutsche Universität hat in den vergangenen drei Jahrzehnten zwei Nobelpreisträger hervorgebracht. Mit Gerd Faltings und Peter Scholze sind an der Universität Bonn auch die einzigen deutschen Träger der Fields-Medaille tätig.

Link zur Webseite

„Mit dem PIKON ELSTER Connector for SAP und der Expertise der PIKON Berater und Entwickler ist es uns gelungen, in nur 3 Wochen ein Problem zu lösen, das uns vor ein paar Monaten noch wesentlich größer erschien. Wir entlasten damit unsere Buchhaltung und können auch in Zukunft von den Erfahrungen anderer Kunden profitieren.“

Guido Schöpp

SAP-Anwendungsbetreuer Uni Bonn

Die Ausgangslage an der Universität Bonn

Nach der Änderung von §93a Mitteilungsverordnung vom 28.11.2024 stand neben vielen anderen im Public Sector auch die Uni Bonn vor dem Problem, Mitteilungen über Zahlflüsse an Privatpersonen nun elektronisch melden zu müssen. Dies ist spätestens ab März 2026 nur noch über die von den Finanzbehörden zur Verfügung gestellte ERiC Schnittstelle möglich. Zwar erfolgte der Prozess bislang bereits elektronisch im System, die Kommunikation mit der Finanzbehörde hingegen verlief weiterhin auf dem Postweg.

Unsere Lösung für die Universität Bonn

Unser Add-On „ELSTER Connector for SAP” bietet genau hierfür folgende Lösung: Einmal eine allgemeine Schnittstelle, um Daten mittels ELSTER ERiC an die Finanzbehörden zu übermitteln, aber auch eine spezielle Ausprägung für die Mitteilungen nach Mitteilungsverordnung mit Zahlfluss. Mit dieser Grundlage konnte in nur 3 Wochen von Kickoff bis zum erfolgreichen Test die bestehende Papierlösung in eine digitale Schnittstelle transformiert werden. Zusätzlich erhält die Uni Bonn nun auch auf dem digitalen Weg Rückmeldungen zu den einzelnen Meldungen.

Effiziente Digitalisierung der Mitteilungsverordnung ohne zusätzliche Infrastruktur

Die Universität Bonn hat dadurch nicht nur die Regularien erfüllt, die ihr mit der Mitteilungsverordnung auferlegt wurden, sondern auch deutliche Mehrwerte im Prozess generiert. Insbesondere die Reduzierung des manuellen Aufwands zählt zu den wesentlichen Vorteilen: Das manuelle Kuvertieren und Versenden von mehreren Tausend Briefen an das Finanzamt entfällt vollständig. Auf der Seite des Finanzamtes müssen die Briefe auch entsprechend nicht mehr digitalisiert werden.

Rückmeldungen zu den Meldungen lassen sich nun direkt im System auswerten, ganz ohne Medienbrüche. Mit unserem Add-On erhält die Universität Bonn eine kosteneffiziente und optimal geeignete Grundlage, um den Prozess mit minimalem Aufwand schlanker und digitaler zu gestalten, ganz ohne sich mit technischen Details der Datenübermittlung, zusätzlicher Serverinfrastruktur oder neuer Software auseinandersetzen zu müssen.