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Was ist ein Business Intelligence Dashboard?
Ein Business Intelligence Dashboard ist eine visuelle Darstellung von wesentlichen Informationen, die benötigt werden, um Geschäftserfolge messen, überwachen und steuern zu können.
Unter dem Begriff Business Intelligence (BI) versteht man in diesem Zusammenhang die systematische Sammlung, Analyse und Auswertung von Unternehmensdaten. Key Performance Indikatoren (KPIs) und weitere Informationen werden hierbei in einem BI-Tool (z. B. SAP BW oder der SAP Analytics Cloud) konsolidiert und visuell über Grafiken, Diagrammen, Charts und in Tabellen dargestellt.
Warum sollten Sie Business Intelligence Dashboards einsetzen?
Es gibt viele Gründe, warum man im Unternehmensumfeld BI-Dashboards verwenden sollte. Im Folgenden werden die wichtigsten Punkte dargestellt.
- Wesentliche Informationen werden zielgruppengerecht transparent gemacht
- Dashboards bieten dem Management Einblick in die Unternehmens-/Bereichs-Performance und dienen gleichzeitig als Werkzeug zur Erreichung (strategischer) Ziele
- Schwachstellen und Risiken können schneller identifiziert werden
- Fördern den Dialog zwischen Mitarbeitenden unterschiedlicher Abteilungen und Hierarchiestufen
- Verbessern die Motivation und Produktivität der Mitarbeitenden, da man die eigenen Erfolge maßgeblich messen kann
Mit dem Fokus auf den benötigten KPI- und Controlling-Indikatoren zeigen Dashboards die relevanten Kerninformationen des Unternehmens. Von der Analyse einzelner KPIs bis hin zur Überwachung komplexer Prozesse, können Dashboards zur Steuerung im Unternehmen eingesetzt werden. Ausschlaggebend ist die anwenderorientierte Gestaltung, mit der eine hohe Usability gewährleistet wird.
Wie unterscheiden sich BI-Dashboards von BI-Berichten?
Um den Unterschied erkennen zu können, muss zuerst definiert werden, was ein BI-Bericht ist. Berichte sind detaillierte und ausführliche Darstellungen von Daten. Diese werden in regelmäßigen Abständen erstellt und liefern spezifische Informationen.
Im Folgenden werden die wichtigsten Unterschiede aufgezeigt:
Welche Funktionen sollten Business Intelligence Dashboards haben?
Moderne BI-Tools wie bspw. die SAP Analytics Cloud bieten eine Vielzahl an Kernfunktionalitäten, die ein BI-Dashboard verfügen sollte.
- Abrufbarkeit von Echtzeitdaten
- Datenintegration verschiedener Quellen
- Anpassbare Oberflächen
- Interaktivität mit den Daten
- Möglichkeit des Teilens mit anderen Usern
- Möglichkeit des Exportierens zum Weiterarbeiten in anderen Tools (z.B. MS Excel)
- Unterstützung durch KI (z.B. Durchsuchen & Interpretieren der Daten)
- Mobilgeräteunterstützung
Was sind die Vorteile von Business Intelligence Dashboards?
Die Verwendung eines BI-Dashboards bietet sowohl für kleine als auch große Unternehmen einige Vorteile, darunter:
- Die Darstellung komplexer Daten kann auf einfache und verständliche Art visualisiert werden.
- Daten können effektiv und bedarfsgerecht mit verschiedenen Stakeholdern geteilt werden. Durch zielgruppenorientierte Layouts, bekommen User nur die Informationen, die für sie relevant sind.
- Daten aus unterschiedlichen Quellen können zusammen veranschaulicht werden.
- Zeitersparnisse, da alle relevanten Informationen (aus ggf. unterschiedlichen Quellen) auf einen Blick ersichtlich sind.
- Self-Service Tools (wie z.B. SAP Analytics Cloud) bieten die Möglichkeit der einfachen Erstellung und der interaktiven Nutzung. So können auch Mitarbeitende mit geringer IT-Affinität relevante Informationen analysieren und mit Standardfunktionen eigene kleine Dashboards bauen.
- Trends lassen sich gezielt frühzeitig erkennen und schneller analysieren. User können Probleme erkennen, Ursachen ermitteln und anschließend reagieren.
- Durch interaktive Ansätze können weitere Szenarien im Laufe der Dashboard-Nutzung näher analysiert werden.
Wie sollte das Design von Business Intelligence Dashboards gestaltet werden?
Ein erfolgreiches Dashboard erfordert die Grundlage des Informationsdesigns. Vor allem sollten Sie auf eine einheitliche Farbauswahl (CI) und entsprechende Visualisierung von Diagrammen und Tabellen achten. Darüber hinaus sind Interaktivität und Usability von besonderer Bedeutung, da nur so eine Benutzerakzeptanz erreicht werden kann.
Das Layout eines Dashboards sollte „Z“-förmig angeordnet sein. So kann der User die Seite in einer natürlichen Leserichtung erfassen. Entscheidend ist hier vor allem die Positionierung der Elemente und wie prominent sie gestaltet sind.
Im Reporting-Umfeld gibt es viele Ziele und Richtlinien, die man zur Dashboard-Erstellung berücksichtigen kann. Unter anderem die SMART-Richtlinien und die SUCCESS-Regeln.
SMART-Richtlinie
- S: Synergetic –> Ergonomische und effektive Gestaltung
- M: Monitor-KPIs –> Anzeige entscheidungsrelevanter KPIs
- A: Accurate –> Eine präzise und korrekte Darstellung der Daten
- R: Responsive –> Rückmeldung der Situation mithilfe von Meldungen und Schwellenwerten
- T: Timely –> Präsentation neuester Informationen
SUCCES-Regeln nach Hichert
- S: SAY –> Botschaft richtig vermitteln
- U: UNIFY –> Notationsstandards anwenden
- C: CONDENSE –> Informationsdichte erhöhen
- C: CHECK –> Visuelle Integrität sicherstellen
- E: EXPRESS –> Geeignete Visualisierung wählen
- S: SIMPLIFY –> Überflüssige Informationen vermeiden
- S: STRUCTURE –> Inhalte gliedern
Storytelling-Mantra
Ben Shneiderman befasste sich schon in den 1990 mit der Visualisierung von Daten und fasste seine Erkenntnisse zu einem Mantra der Visualisierung (eng. „Information Seeking Mantra“) zusammen.
Die wichtigste Erkenntnis war, dass die vorhandenen Informationen aus Analysen, die bereits auf einem sehr feingranularen Level starten, nicht mehr zweifelsfrei in den Gesamtkontext eingeordnet werden können. Dadurch könnten strategische Analysen und Entscheidungen verfälscht werden.
Aus dieser Erkenntnis entstanden 3 Ebenen, die zur besseren Darstellung helfen sollen:
Wie erstelle ich ein BI-Dashboard in der SAP Analytics Cloud?
Um die Erstellung eines BI-Dashboards in der SAC durchführen zu können, müssen grob folgende Schritte befolgt werden.
Vorüberlegung über Präsentation und Design (Mock-Up)
- Es ist wichtig, sich bereits vorab den Zweck und das verfolgte Ziel für das SAP Business Intelligence Dashboard zu überlegen. Je nach Zielgruppe werden unterschiedliche Darstellungen benötigt. Ein Marketing-Dashboard hat bspw. ein anderes Ziel und Layout als ein Kostenstellen-Dashboard. Mithilfe eines Mock-Ups kann ein erstes visuelles Bild verdeutlicht werden. Die zu verwendenden Kennzahlen und Merkmale dienen hierbei als Richtlinie und helfen dem User im späteren Verlauf.
Anlegen der Story
- Die Story bildet den Mittelpunkt der SAP Analytics Cloud. Es handelt sich um eine Dashboard Oberfläche mit denen Sie die Geschichte („Story“) Ihrer Daten erzählen können.
- Seit letztem Jahr muss vor der Erstellung des Dashboards nicht mehr entschieden werden, ob die Self-Service Funktionen der Story ausreichen oder benutzerdefinierte Darstellungen mithilfe von Skripting in der „Analytical Application“ benötigt werden. Diese Vorüberlegung wurde durch die „Unified Story“ abgelöst. Die Vorteile beider Darstellungsmöglichkeiten wurden in einer Oberfläche zusammengefasst, sodass nun sowohl einfache als auch komplexere Umsetzungen in einem möglich sind.
Einbinden der Daten
- In diesem Schritt können die Daten nun aus Datenquellen hinzugefügt werden. Um einen Echtzeit-Datenabruf ermöglichen zu können, sollte eine Live-Verbindung zu einem Quellsystem (z.B. SAP S/4HANA oder SAP BW) vorhanden sein. Alternativ geht auch ein direkter Datenimport aus bspw. lokalen Dateien. Mithilfe einer vorhandenen Query, einer CDS-View oder einer in der SAC durchgeführten Daten-Modellierung kann ein Modell erstellt werden.
- Ihre Story kann mehrere unterschiedliche Datenquellen beinhalten. Die Widgets (Diagramme etc.) können anschließend miteinander verknüpft werden, sodass dem User eine einheitliche Benutzeroberfläche zur Verfügung steht.
Visualisierung der Daten
Nach dem Anbinden der Daten kann nun mit der eigentlichen visuellen Gestaltung begonnen werden. Hierzu steht eine Vielzahl von Widgets zur Verfügung. Von Diagrammen, Tabellen, Landkarten bis zur R-Visualisierung können Ihre Daten bestens widergespiegelt werden. Jede Darstellungsart verfügt über viele verschiedene Funktionen, sodass diese die entsprechenden Anforderungen umsetzen können. Eine Auswahl der zur Verfügung stehenden Diagrammtypen werden im folgenden Bild gezeigt.
Hinzufügen der benötigten Filterung und Abhängigkeiten definieren
- Zur besseren Analyse stehen Filter zur Verfügung, mit denen sich der User auf die relevantesten Daten konzentrieren kann. In der SAC stehen verschiedene Arten von Filtern zur Verfügung.
- Storyfilter, Seitenfilter und Diagrammfilter sind die wichtigsten in dieser Kategorie. Storyfilter werden übergreifend für die komplette Story eingefügt (z.B. das Datum, welches für alle angezeigten Daten und Seiten gilt). Der Seitenfilter wird speziell nur auf der jeweiligen Storyseite definiert. Zusätzlich kann dann noch ein Diagrammfilter eingesetzt werden. Dieser steuert die angezeigten Daten eines Diagramms.
- Um eine Interaktivität gewährleisten zu können, können Diagramme auch über „Linked Analysis“ miteinander verknüpft werden. Sollte nun ein Filter in dem einen Diagramm gesetzt werden, verändert sich die Darstellung des verknüpften Widgets.
- Vor der verlinkten Filterung:
- Nach der verlinkten Filterung auf die Inlandseinnahmen:
Gestaltung des Layouts
- Nachdem die visuelle Darstellung in Form von Diagrammen und der Filterung vervollständigt wurde, kann das Layout schlussendlich noch so gestaltet werden, dass es bspw. der Unternehmens-CI entspricht. Hierzu können Schriftarten, Farben, Skalierungen, Hyperlinks, Rahmen und vieles mehr verwendet werden.
Welche BI-Dashboards gibt es in SAP?
SAP Business Intelligence Dashboards können in vielen verschiedenen Unternehmensbereichen angewandt werden. Auf welche Art und Weise die ermittelten Informationen dargestellt werden, hängt von der angestrebten Zielgruppe und den daraus ableitbaren Ergebnissen ab.
BI-Dashboards für Vertrieb
Zum Bereich Vertrieb gibt es eine Vielzahl von Informationen, die in Form eines Dashboards dargestellt werden können. Unter anderem sind vorhandene Vertriebstätigkeiten, Absatzgebiete, Lead-Aktivitäten und tägliche Vertriebsentwicklungen wichtige Informationen, die in unterschiedlicher Art und Weise präsentiert werden müssen.
In dem folgenden Demo-Dashboard wurde sich auf die Darstellung eines Auftragsbestandes konzentriert. Auf verschiedenen Seiten werden in einer SAC Unified Story Informationen visualisiert.
Die erste Seite dient als Übersicht der aktuellen Auftragslage. Die wichtigsten KPIs werden klar und sichtbar präsentiert. Vorteil ist die gewährleistete Möglichkeit der direkten Interpretation der Zahlen. Mithilfe eines Zeitleistendiagrammes können die Auftragseingänge auch in zeitlicher Hinsicht näher analysiert werden. Die Zeitintervalle lassen sich dynamisch über verschiedene Wege (untere Zeitleiste, Datumseingabe oder Auswahl des Zeitintervalls) anpassen. Die Balkendiagramme dienen als verlinkte Filter und ändern durch Auswahl eines Balkens, die Ansicht anderer Diagramme.
Der User bekommt die Möglichkeit, über die Pfeiltasten im Menüband zwischen den Seiten hin und her zu wechseln und über den Home-Button gelangt man wieder zurück auf die Startseite.
Auf der zweiten Seite kann hier näher auf einzelne Informationen wie die Verkaufsorganisation oder dem Auftraggeber eingegangen werden.
Die dritte Seite dient als konkrete Detailsicht. Alle relevanten Informationen werden in einer übersichtlichen Tabelle aufgelistet. Es besteht die Möglichkeit aus der ersten Seite mit dem entsprechenden Filter abzuspringen. Tabellenspalten (ein- oder ausgeblendet) lassen sich dynamisch von dem User anpassen. So werden nur die wichtigsten Ergebnisse dargestellt, welche anschließend bspw. noch zur Weiterverarbeitung in Excel exportiert werden können.
BI-Dashboards für Finance
Im Bereich Finance müssen eine Vielzahl von KPIs überwacht werden. Typischerweise werden diese in verschiedenen Dashboards dargestellt. Ein CFO möchte beispielsweise eine Gesamtübersicht des Unternehmens und ein/e Kostenstellenbeauftragte/r benötigt nur die Informationen zu einzelnen Kostenstellen. Zusätzlich kann auch in verschiedene Themengebiete, wie bspw. Cashflow, Liquidität, Bilanz unterschieden werden.
Im Folgenden wird ein Demo-Finanzbericht über eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung aufgezeigt. Auf der ersten Seite werden wieder die wichtigsten KPIs aufgegriffen und grafisch dargestellt.
Da man im Finanzwesen jedoch die Entwicklung über einen gewissen Zeitraum hinweg analysieren möchte, findet man auf der 2. Seite eine Übersichtstabelle über alle KPIs innerhalb eines Unternehmens.
Die nächste Seite liefert Bilanzinformation über die Eröffnungsposten, der jeweiligen Veränderung und der Schlusswerte jedes Monats bis zu dem aktuellen Monat. Hier kann der User eine konkrete Analyse der einzelnen Posten pro Periode durchführen und gegebenenfalls weitere Handlungen daraus ziehen.
Und zum Schluss folgt eine Monatsübersicht über die Gewinn- und Verlustrechnung. Typischerweise wird diese Tabelle ebenfalls rollierend dargestellt. Sodass man nur YTD anzeigen lässt. An dieser Stelle ist es denkbar, bspw. auch Budget-, Vorjahres- oder Forecastwerte anzeigen zu lassen. So hat der User alle notwendigen Details auf einen Blick.
Fazit
Ein BI-Dashboard ist ein wichtiges Werkzeug, um Usern unterschiedlicher Qualifikationsstufen Informationen visuell und interaktiv zugänglich darzustellen, um Entscheidungen abzuleiten. Durch das Fokussieren auf Kernbereiche im Unternehmen können Vorteile, wie das frühzeitige Erkennen und Korrigieren von negativen Trends oder die übersichtliche und leicht erfassbare Darstellung wichtiger Unternehmenskennzahlen, einen positiven Mehrwert liefern.
Mit modernen BI-Tools wie der SAC führt ein Dashboard zu einem effizienteren Arbeiten. Die SAC bietet hierbei vor allem die Möglichkeit SAP als auch Non-SAP Systeme anzubinden und die Daten über eine Verknüpfung in einem Dashboard darzustellen. Mit einer sinnvollen Visualisierung wird dadurch die Aussagefähigkeit und die Flexibilität erhöht.
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