In der schnelllebigen Geschäftswelt von heute ist die Auswahl von Lieferanten eine wichtige Entscheidung für Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen oder sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen wollen. Der Prozess der Lieferantenbeurteilung ist heute wichtiger denn je und bildet den Grundstein für einen erfolgreichen Betrieb und ein nachhaltiges Wachstum. Da Unternehmen nach Effizienz, Zuverlässigkeit und Innovation streben, hat sich die sorgfältige Bewertung potenzieller Partner zu einer grundlegenden Praxis entwickelt. Bereits seit vielen Jahren ist es möglich innerhalb des SAP Standards Lieferantenbeurteilungen durchzuführen. SAPs Update auf S/4HANA brachte viele neue Funktionen für das Modul MM (Materialwirtschaft) mit sich. Auch bei der Lieferantenbeurteilung gab es Veränderungen. Was sich nun mit Fiori geändert hat und was zu beachten ist, wenn Sie die Lieferantenbeurteilung im SAP-System anwenden wollen, erfahren Sie im folgenden Blogbeitrag.
Die Lieferantenbeurteilung ist im SAP-System bereits standardmäßig im Modul MM (Materialwirtschaft) integriert. Somit bedarf es keiner Systemerweiterung, um die Funktionalitäten der Lieferantenbeurteilung in SAP nutzen zu können. Durch die Integration in das Modul MM hat die Lieferantenbeurteilung Zugriff auf eine Vielzahl an Daten innerhalb des SAP-Systems. Vom Einkauf, über Bestandsführung und Logistik-Rechnungsprüfung bis hin zum Logistikinformationssystem (LIS) werden alle Daten berücksichtigt und gehen in die Beurteilung ein.
Lieferantenbeurteilung ohne Fiori
Damit die Lieferantenbeurteilung im SAP-System genutzt werden kann, muss das Customizing zur Lieferantenbeurteilung gepflegt werden. Unter dem Pfad SPRO > Materialwirtschaft > Einkauf > Lieferantenbeurteilung können alle notwendigen Customizingeinstellungen vorgenommen werden.
Customizing
Ein essenzieller Teil der Lieferantenbeurteilung sind die Kriterien, nach welchen die Lieferanten bewertet werden sollen. Anhand der sogenannten Hauptkriterien, welche wiederum Teilkriterien beinhalten, bildet sich eine Gesamtnote. Die Gesamtnote dient als Endergebnis der Lieferantenbeurteilung und bildet die Basis zur Bewertung der Gesamtleistung von Lieferanten. Anhand der Gesamtnote können die Lieferanten miteinander verglichen werden.
Die Art und Anzahl der Hauptkriterien können im Customizing selbst spezifiziert werden. Dabei ist es möglich bis zu 99 Hauptkriterien im Customizing allgemein anzulegen. Weiterhin erlaubt das System 20 Teilkriterien pro Hauptkriterium, anhand welcher die Note des jeweiligen Hauptkriteriums ermittelt wird.
Im Standard stellt das SAP-System bereits 6 Hauptkriterien zur Verfügung.
Zur Beurteilung von Lieferanten, von welchen Material beschafft wird, werden die folgenden Hauptkriterien verwendet:
- Preis
- Qualität
- Lieferung
- Service
Daneben gibt es noch das Hauptkriterium Leistung, welches zum Einsatz kommt, wenn von Lieferanten Dienstleistungen bezogen werden und das Hauptkriterium Rechnung, welches für Material- und Dienstleistungsbeschaffung verwendet wird.
Sollten darüber hinaus weitere Hauptkriterien benötigt werden, können wie bereits oben erwähnt, eigene Hauptkriterien angelegt werden. Der folgende Screenshot zeigt eine beispielhafte Darstellung des Customizings der Hauptkriterien.
Als kleinste Beurteilungseinheit in der Lieferantenbeurteilung liefert SAP im Standard bereits mehrere Teilkriterien aus. Anhand der Beurteilung der Teilkriterien wird die Note des jeweilig übergeordneten Hauptkriteriums ermittelt. Die Teilkriterien werden, je nach ihrer Art, manuell, teilautomatisch oder automatisch ermittelt.
Folgende automatischen Teilkriterien können im SAP-System bereits standardmäßig verwendet werden:
Teilkriterien zum Hauptkriterium Preis
- Preisniveau
- Preisentwicklung
Teilkriterien zum Hauptkriterium Qualität
- Wareneingang
- Qualitätsaudit
- Reklamation
Teilkriterien zum Hauptkriterium Lieferung
- Termintreue
- Mengentreue
- Versandvorschrift
- Bestätigungsdatum
Teilkriterien zum Hauptkriterium Rechnung
- Mengenabweichung
- Preisabweichung
Eine weitere Voraussetzung zur Durchführung der Lieferantenbeurteilung im Modul MM ist die Pflege der Einkaufsorganisationsdaten im Customizing. Nachdem die Hauptkriterien und Teilkriterien im Allgemeinen definiert wurden, ist nun zu entscheiden, welche hiervon pro Einkaufsorganisation relevant sind und für Lieferantenbeurteilungen innerhalb der jeweiligen Einkaufsorganisation berücksichtigt werden sollen. Außerdem ist die Art und Weise festzulegen, nach welcher die Hauptkriterien gewichtet werden sollen. So kann z.B. eine Gleichgewichtung oder eine Ungleichgewichtung zwischen den Kriterien vorliegen.
Um die Einstellungen auf der Ebene der Einkaufsorganisationen abzuschließen, müssen schließlich noch Punktwerte zu den automatischen Teilkriterien vergeben werden, die dem System als Grundlage zur Berechnung der Beurteilungsnote dienen. Die Beurteilungsnote wird wiederum anhand eines Abweichungsprozentsatzes ermittelt. Sowohl Punktwert als auch Abweichungsprozentsatz sind frei wählbar und treten in Kombination auf. In der Detailsicht der jeweiligen Einkaufsorganisation wird schließlich noch die Geltungsdauer gepflegt, welche den Beurteilungszeitraum festlegt. Die Geltungsdauer wird in Kalendertagen gemessen und wird zur Berechnung des Beurteilungszeitraums von dem Datum, an welchem die Beurteilung durchgeführt wird, abgezogen.
Unter folgendem Link wird von SAP beschrieben, wie das System bei der Ermittlung der automatischen Kriterien vorgeht und die Punktwerte zur Beurteilung berechnet (https://help.sap.com/docs/SAP_S4HANA_ON-PREMISE/af9ef57f504840d2b81be8667206d485/3478b6535fe6b74ce10000000a174cb4.html)
Durchführung der Lieferantenbeurteilung
Ist das Customizing abgeschlossen, kann die Lieferantenbeurteilung in der SAP GUI durchgeführt werden. Folgende Transaktionen für die Lieferantenbeurteilung stellt SAP dazu zur Verfügung:
- ME61 Beurteilungssatz anlegen
- ME62 Lieferantenbeurteilung ansehen
- ME63 Automatische Neubeurteilung durchführen oder Beurteilungssatz anlegen
- ME64 Beurteilungsvergleich durchführen
- ME65 Lieferantenrangliste je Einkaufsorganisation anzeigen
Weitere nützliche SAP-Transaktionen zur Lieferantenbeurteilung sind im SAP-Menü wie folgt zu finden: Logistik > Materialwirtschaft > Einkauf > Stammdaten > Lieferantenbeurteilung.
Durchführte Beurteilungen sind immer zum jeweiligen Stichtag, an welchem die Beurteilung durchgeführt wurde, aktuell und valide. Die Aktualität einer Gesamtnote kann im Beurteilungssatz nachgeschaut werden (ME62). Dort ist das Feld „Angelegt am“ zu finden. Dieses Feld gibt Auskunft darüber, wann die letzte Beurteilung für den jeweiligen Lieferanten mit Hilfe der SAP-Transaktion ME63 durchgeführt und gespeichert wurde. Eine gespeicherte Neubeurteilung via Transaktion ME63 sorgt dafür, dass das „Angelegt am“-Datum aktualisiert wird. Der folgende Screenshot zeigt eine beispielhafte Darstellung eines Beurteilungssatzes. In diesem Beispiel sind die Hauptkriterien alle gleich stark gewichtet. Die Gesamtnote von 78 Punkten kann anschließend mit den Punktzahlen anderer Lieferanten verglichen werden.
Lieferantenbeurteilung mit Fiori
Die Lieferantenbeurteilung wurde mit der Einführung von S/4HANA von der SAP erweitert. Neben neuen Funktionalitäten in der Fiori-Oberfläche, welche nun seit S/4HANA mit der klassischen GUI koexistiert, gibt es jetzt auch zusätzliche Customizing-Aktivitäten für die Lieferantenbeurteilung. In der folgenden Darstellung ist die Erweiterung des Customizingpfades SPRO > Materialwirtschaft > Einkauf > Lieferantenbeurteilung zu sehen.
Unter anderem ist es jetzt möglich, via Fiori Lieferanten nach Einkaufskategorien zu bewerten und dafür Kriterien festzulegen (siehe SPRO > Materialwirtschaft > Einkauf > Lieferantenbeurteilung > Lieferantenbewertung nach Einkaufskategorie > Kriterium festlegen). SAP liefert dafür bereits 6 vordefinierte Kriterien im Standard aus:
- Prüflos
- Menge
- Uhrzeit
- Preis
- Fragebogen
- Qualitätsmeldung
Darüber hinaus bietet SAP die Option, zu diesen vorgegebenen Kriterien bis zu 6 weitere Kriterien selbst zu definieren und aktiv zu schalten (siehe Customizing-Aktivität „Benutzerdefinierte Kriterien für Lieferantenbewertung aktivieren“).
Die Festlegung der Punktwerte und Abweichungsprozentsätze muss weiterhin im Customizing erfolgen. Allerdings ist es möglich, die Gewichtung der Kriterien zur Berechnung der Gesamtnote entweder im Customizing oder in Fiori über die App Lieferantenbewertung Gewichtung und Punktzahl (App ID F2551) vorzunehmen. Änderungen an den Gewichtungseinstellungen im Customizing werden automatisch in die App übertragen. Umgekehrt geschieht das Gleiche. Somit ist ein Datenunterschied zwischen Fiori und GUI-Customizing in dieser Hinsicht ausgeschlossen. Um die Lieferantenbeurteilung in der Fiori-Oberfläche nutzen zu können, ist es nicht zwingend notwendig, Einkaufskategorien zu definieren, auch wenn sich dies aus der Bezeichnung der Customizing-Aktivität schlussfolgern lassen könnte. Ist es trotzdem gewünscht die Lieferantenbeurteilung nach Einkaufskategorien zu gliedern, können die Einkaufskategorien mit der App Einkaufskategorien verwalten (F0337) angelegt und geändert werden.
Innerhalb Fiori gibt es nun die Möglichkeit, die Lieferantenbeurteilung nach Gesamtpunktzahl durchzuführen oder sich die einzelnen Kriterien im Detail anzuschauen. Sowohl für die Gesamtbeurteilung als auch für die Einzelbetrachtung stellt SAP eigene Apps zur Verfügung, deren interaktive Kacheln im Fiori-Launchpad Livedaten liefern und mühelos aktualisiert werden können. Eine Auskunft darüber, wann die Kacheln zuletzt aktualisiert wurden, kann direkt von den Kacheln abgelesen werden:
Fiori Fragebogen als zusätzliches Beurteilungskriterium
Die wohl größte Veränderung innerhalb der Lieferantenbeurteilung bringt allerdings die Einführung individuell veränderbarer Fragebögen mit sich. Das Customizing wurde unter SAP S/4HANA um den Punkt Lieferanten- und Kategoriemanagement erweitert. Dort müssen u.a. jegliche Nummernkreise gepflegt werden, bevor die Fragebögen innerhalb Fiori einsatzbereit sind. Das Lieferanten- und Kategoriemanagement ist anhand des Pfades SPRO > Materialwirtschaft > Einkauf > Lieferanten- und Kategoriemanagement zu finden.
Um Fragebögen in die Gesamtbeurteilung eines Lieferanten einfließen zu lassen, müssen natürlich spezifische Fragebögen angelegt und an die richtigen internen Zielgruppen weitergeleitet werden. Hierfür sind diverse Einstellungen obligatorisch, wie z.B. die Zuordnung der Rolle SAP_BR_BUYER oder SAP_BR_PURCHASER zum SAP-User.
- Hauptbestandteil eines jeden Fragebogens ist die Auswahl der zur Zielgruppe passenden Fragen. Um Fragen allgemein anlegen bzw. verwalten zu können wird die App Fragen verwalten – Bewertung (App ID /SRMSMC/WDA_QLB_OVP_MAIN ()) verwendet. Mit Hilfe von Fragebögen können zielgerichtet Fragen zusammengefasst werden. Dies hilft dabei, die richtigen Fragen auch an die richtigen Zielgruppen zu versenden. Mittels der App Bewertungsfragebogen verwalten (App ID F2194) werden Fragebögen angelegt und verwaltet. Nun kann entschieden werden, welche der zuvor erstellten Fragen innerhalb des Fragebogens beantwortet werden sollen. Da bspw. ein Logistikleiter andere Informationen über einen Lieferanten zur Verfügung stellen kann als die Einkaufsabteilung, ist es sinnvoll separate Fragebögen mit zugeschnittenen Fragen auf den jeweiligen Empfänger zu erstellen, um bestmögliche Beurteilungswerte zu erhalten.
- Nach Fertigstellung der Fragebögen ist festzulegen, von wem und im welchem Ausmaß die Fragen bewertet werden sollen. Mit der App Bewertungsvorlagen verwalten (App ID F2193) werden innerhalb angelegter Bewertungsvorlagen folgende Informationen zusammengefasst und Einstellungen getätigt:
- Tage (seit Bereitstelldatum) bis zur Beantwortungsfrist
- Bewerter (SAP-User) inkl. E-Mailadresse
- Zu bewertende Lieferanten
- Zu beantwortende Fragebögen
- Zuordnung Bewerter zu Lieferanten und Fragebogen
- Kommunikation mit den Bewertern (E-Mailtext zur Bewertungseinladung)
Das Versenden der Bewertungsanfrage startet den Beantwortungsprozess. Über den Reiter Bewertungshistorie kann in die App Scorecards anzeigen (App ID F2191) abgesprungen werden, um Zwischenergebnisse zu analysieren. Die App zeigt u.a. eine Übersicht aller bislang eingegangenen Antworten je Bewerter, was eine Auswertung der Fragebögen vereinfacht. Eine Alternative bietet die App Antworten überwachen (App ID F1649), welche zusätzliche Informationen wie Fristen und Status einzelner Fragebögen liefert.
- Voraussetzung zum Ausfüllen der Fragebögen ist die Zuordnung der Rolle SAP_BR_EMPLOYEE oder SAP_BR_EMPLOYEE_PROCUREMENT im Profil der betroffenen SAP-User. Dadurch sind die Bewerter berechtigt die App Lieferanten bewerten (App ID F1650) zu nutzen. Zugewiesene Fragebögen können eingesehen und die Fragen beantwortet werden.
Fazit
Beim Arbeiten mit Fiori merkt man schnell den Unterschied zur Lieferantenbeurteilung vor S/4HANA bzw. vor Fiori. Statt einer starren Darstellung der Beurteilungsnoten, wird der Nutzer nun in Fiori mit farblich hervorgehobenen Darstellungen visuell verwöhnt. Neben der Option zwischen verschiedenen Diagrammen wählen zu können, ist es auch möglich Trends zu analysieren oder ganz klassisch Auswertungen auf Belegebene durchzuführen.
Im Gegensatz zur herkömmlichen Lieferantenbeurteilung kann in Fiori der Beurteilungszeitraum bei jeder Neubeurteilung individuell per Filter bestimmt werden. Die alte Lieferantenbeurteilung ist dahingehend nicht so flexibel, da die Geltungsdauer im Customizing pro Einkaufsorganisation starr hinterlegt ist.
Zusätzlich wird durch die Einbindung von Fragebögen die Lieferantenbeurteilung noch transparenter und es wird die Möglichkeit geboten, diese detaillierter durchzuführen.
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