Mitarbeiter begeistern sich für Projekte, wenn sie den Sinn der damit verbundenen Veränderungen verstehen. Das ist die zusammenfassende Aussage meines Artikels Die Kunst der Motivation.
Warum Projekte durch den Realitätstunnel müssen
In der Praxis ist es aber so, dass bei den verschiedenen Betroffenen und Beteiligten sehr unterschiedliche Vorstellungen dazu existieren, was unter einem sinnvollen Projekt zu verstehen ist. Vor einigen Jahren hat mir unser Führungscoach, Herr Dr. Rolf Lausmann, den Begriff des Realitätstunnels nahe gebracht: Er besagt, dass im Grunde jeder Mensch seine Umwelt durch den Filter seiner persönlich wahrgenommenen Wirklichkeit erlebt. Also aus vielen Mosaiksteinchen von Erfahrungen und gewonnenen Erkenntnissen.
In Projekten gibt es viele unterschiedliche Betroffene und Beteiligte. Die Geschäftsführung, die in strategischen Dimensionen denkt und betriebswirtschaftliche Ergebnisse (z.B. EBIT) verantworten muss. Die Fachabteilungen, die Prozesse gleichermaßen einfach und flexibel gestalten wollen, um Kundenwünsche zu erfüllen und effizientes Arbeiten sicherzustellen. Die IT, die eine einheitliche Systemlandschaft braucht, um den sicheren Betrieb zu gewährleisten. Die Projektleitung, die Budgets und Termine einhalten und dabei die gewünschte Qualität erreichen muss. So geht es horizontal über die Funktionsbereiche und vertikal über die Hierarchiestufen hinweg.
Ist es überhaupt möglich, alle diese unterschiedlichen Anspruchsgruppen hinter dem Vorhaben zu versammeln? Zumal wenn wir alle in subjektiven Wahrheiten, eben in unserem Realitätstunnel leben?
Ich sage: Ja! Es ist notwendig und absolut möglich, diesen Engpass aufzulösen. Projekte brauchen Kooperation, Kreativität und Engagement. Basis dafür ist Vertrauen. Es reicht nicht einfach nur ein paar Projektziele, wie Kostensenkungen, Verbesserung von Prozesskennzahlen oder ähnliche Messgrößen vorzugeben. Alle müssen an einem Strang ziehen, weil sie von dem Vorhaben überzeugt sind.
Damit diese Überzeugungen entstehen, sind situationsbedingt unterschiedliche Maßnahmen erforderlich. Damit wir die Situation richtig einschätzen können ist eine 360-Grad-Analyse hilfreich. Darunter verstehen wir kurze Interviews mit Personen aus allen betroffenen Bereichen. Die Interviews sollten von Leuten geführt werden, die gerne, gut und aktiv zuhören können. Ein gewisser Abstand schärft auch den Blick für das Wesentliche. Die Ergebnisse dokumentieren wir auf einem Flipchart.
Impulsfragen können zum Beispiel sein:
- Welche Hoffnungen + Erwartungen verbinden Sie mit dem Projekt?
- Welche Befürchtungen + Risiken sehen Sie?
- Welche Fehler früherer Projekte würden Sie gerne vermeiden?
- Welchen Ratschlag geben Sie der Projektleitung?
In diesen Interviews gewinnen wir ein sehr gutes Bild, aus welchen unterschiedlichen Blickwinkeln, das Projekt (und die damit verbundene Herausforderung) gesehen wird. Viele Erkenntnisse ergeben sich dabei gerade aus dem Nicht-Gesagten. Wir erweitern also unseren Empathie-Filter und lernen das Projekt mit den Augen der Anderen zu sehen.
Aus den Ergebnissen der 360-Grad-Analyse leiten wir dann ein passgenaues und individuelles Kommunikationskonzept und alle weiteren Schritte für das Projekt ab.
Im einem meiner nächsten Beiträge lernen Sie eine sehr interessante Variante der 360-Grad-Analyse kennen: Die visuelle Dokumentation der Ergebnisse sorgt dafür, dass sich die Erhebung zu einem kreativen Prozess entwickelt. Diesen Artikel verfasse ich zusammen mit einem unserer Partner, Herrn Hans-Jürgen Frank. Seien Sie gespannt!