Kölner Verkehrs-Betriebe AG macht Planungsprozess mit SAP BW IP fit für die Zukunft

Im Sommer 2015 startete das Controlling der KVB die Initiative, die historisch gewachsene Handhabung der Planung neu zu gestalten. Im November 2015 fiel die Entscheidung: SAP BI Integrierte Planung wird die zukünftige Lösung sein. Kurze Zeit danach begann das gemeinsame, effiziente und erfolgreiche Projekt mit Beratern der PIKON – die Abbildung der Kostenstellen- und Innenauftragsplanung mit SAP Integrierte Planung (IP) sowie die Retraktion der Planzahlen in das vorhandene SAP ERP-System.

Über Kölner Verkehrs-Betriebe AG

Die Kölner Verkehrs-Betriebe AG (KVB) ist mit weit über 3.000 Beschäftigten und werktäglich rund 900.000 Fahrgästen eines der größten Nahverkehrsunternehmen in Deutschland. Neben der Personenbeförderung, als eine zentrale Aufgabe, trägt die KVB dafür Sorge, dass die Fahrzeuge (Stadtbahnen, Busse) den Fahrgästen Tag für Tag bereitstehen.

„Mit der von PIKON entwickelten Planungsanwendung haben wir die Voraussetzung geschaffen, unsere Planung transparent und systemgestützt abzubilden.“

Holger Zindel
stellvertretender Leiter Controlling, KVB AG

Die Ausgangslage bei der Kölner Verkehrs-Betriebe AG

Im Sommer 2015 startete das Controlling der KVB die Initiative, die historisch gewachsene Handhabung der Planung neu zu gestalten. Ziel war, die Kostenstellen- und Innenauftragsplanung zu vereinheitlichen und in einer neuen zukunftssicheren Lösung zentral zur Verfügung zu stellen. Bis dato wurde diese Anforderung in teils sehr umfangreichen Excelmappen abgebildet und anschließend durch den Fachbereich Controlling in SAP ERP konsolidiert.

Unsere Lösung

Im Rahmen des IT-Konzepts wurden die Architektur, die Planungsfunktionalitäten sowie die Planungsmasken entsprechend den Anforderungen definiert. Im Zuge der Implementierungsphase wurde frühzeitig und in regelmäßigen Abständen das Feedback der Key-User eingeholt. Durch den engen Austausch konnte der angestrebte Planungsprozess weiter optimiert werden.

Zu den Tätigkeiten gehörte:

Konzepterstellung (Fachlicher Hintergrund, Architektur, Datenmodell und Berichte)
Aufbau eines Datenmodells auf Basis von SAP Standard Datenquellen zu Controlling-, Profit-Center-Rechnung
Erstellung von BEx Queries und Analysis for Office Workbooks (AO)
Erstellung und Abstimmung von Ladeplänen
Schulung der Mitarbeiter (IT und Fachbereiche)
Begleitung der Produktiv-Setzung

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In einem halbtägigen Workshop sprechen wir gemeinsam mit Ihnen über Ihre konkrete Ausgangssituation und leiten ein erstes Zielbild und mögliches Vorgehensmodell für geplante Optimierungen bei Methoden, Prozessen und Systemen für Ihr Unternehmen ab. Dies ermöglicht Ihnen, mit unseren Beratern auf Tuchfühlung zu gehen und eine Vorstellung dessen zu erhalten, wie wir Sie in Ihrem Projekt professionell und zielführend unterstützen können.

Der Mehrwert für unseren Kunden

Aufgrund der Entscheidung für SAP IP ist der KVB AG der Vorteil entstanden, dass Planung und Reporting nun in einem einheitlichen System abgebildet sind. Die zentrale Steuerung des Planungsprozesses durch den Fachbereich schafft Sicherheit und Unabhängigkeit von der IT. Durch die Möglichkeit, eigene Anmerkungen in der Planungsmaske zu hinterlegen, z.B. wenn bei der Fachbereichs-Planung die Planzahlen von der zentralen Vorgabe abweichen, schafft Transparenz und erspart unnötige Abstimmrunden.

Mit Analysis for Office steht den Anwendern nun für Planung und Reporting das gleiche Tool zur Verfügung. Damit ist die neue Anwendung, mit Excel-nahen Oberflächen, bei den Usern von Beginn an auf große Akzeptanz gestoßen.

Die komplette Successstory: Das Potenzial der integrierten Planung ausschöpfen