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Wie PIKON Schnellecke bei der KSeF-Einführung in Polen unterstützte

Umsetzung der E-Rechnungspflicht in Polen

Wie viele andere Unternehmen in Polen stand auch Schnellecke Logistics, ein international tätiger Logistikdienstleister mit Sitz in Wolfsburg, vor der Herausforderung, seine S/4HANA-Landschaft auf die neue polnische B2B-E-Rechnungspflicht vorzubereiten.

Zu diesem Zweck entschied sich Schnellecke strategisch für die Einführung der SAP-Standardlösung zur Abbildung weltweiter gesetzlicher Anforderungen: SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) – mit PIKON als Implementierungspartner. Die SAP-DRC-Lösung bietet Schnellecke ein KSeF-konformes, zukunftssicheres, automatisiertes und durchgängiges E-Invoicing-Setup, das vollständig in die bestehende SAP-Landschaft integriert ist. So kann sich Schnellecke weiterhin auf seine Kernkompetenz konzentrieren: innovative und nachhaltige Lösungen für komplexe Lieferketten. SAP DRC unterstützt dabei die lokalen Meldeanforderungen und automatisiert die entsprechenden Prozesse.

Um die Einführung von SAP DRC optimal umzusetzen, arbeitete Schnellecke mit PIKON zusammen. Von Anfang bis Ende unterstützten wir alle Facetten der Implementierung – von der Analyse der Rechnungsprozesse über die Standardkonfiguration für E-Invoicing und kundenspezifische Anpassungen bis hin zur Anbindung an das Testportal der Steuerbehörde, Anwenderschulungen, Begleitung der User Tests, Go-live und Hypercare.

Mit diesem gemeinsamen DRC-Projekt als Pilot schuf Schnellecke eine solide Grundlage – nicht nur für die gesetzlichen Anforderungen in Polen, sondern auch für künftige regulatorische Herausforderungen. In diesem Sinne ist das nächste E-Invoicing- und E-Reporting-Projekt gemeinsam mit PIKON bereits in Planung.

Über Schnellecke Logistics

Schnellecke Logistics ist ein familiengeführter, weltweit aktiver Logistikpartner mit Hauptsitz in Wolfsburg. Mit mehr als 85 Jahren Erfahrung im Management komplexer Lieferketten bietet das Unternehmen ein breites Leistungsspektrum in den Bereichen Transport, Lagerlogistik, Produktionsversorgung und Mehrwertdienstleistungen.

Dabei setzt Schnellecke konsequent auf Digitalisierung, Effizienz und Nachhaltigkeit. Mit mehr als 15.000 Mitarbeitenden und über 80 Standorten weltweit steht das Unternehmen für skalierbare und zukunftsorientierte Logistiklösungen in einem internationalen Geschäftsumfeld.

pngwing.com

„Mit dem erfolgreichen Go-live von E-Invoicing in Polen und der gleichzeitigen Schaffung eines ausbaufähigen SAP-Templates sind wir für weitere europaweite Rollouts bestens aufgestellt. Auf dieser Grundlage und dem erfolgreichen Produktivstart in Polen hat sich PIKON als unser Partner etabliert.“

Adrien Matern

Head of Group Competence Center „IT Administrative“, Schnellecke Logistics

Der Beginn einer starken Zusammenarbeit …

Als global aufgestelltes Unternehmen sieht sich Schnellecke weltweit mit einer wachsenden Zahl elektronischer Meldepflichten konfrontiert. Vor diesem Hintergrund wandte sich Schnellecke mit einem klaren Interesse an SAP DRC an PIKON – der SAP-Standardlösung zur durchgängigen Abbildung gesetzlicher Anforderungen weltweit. Das passte perfekt zu unserer Expertise und zu unserem SAP-DRC-First-Ansatz bei der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben.

Angesichts der bevorstehenden B2B-KSeF-Anforderungen für die E-Rechnung in Polen war damit der Weg für eine erste SAP-DRC-Implementierung in Polen geebnet. Das Ziel war zweifach: Zum einen sollte die SAP-S/4HANA-Landschaft von Schnellecke auf möglichst effiziente und wirkungsvolle Weise KSeF-konform gemacht werden. Zum anderen sollte gleichzeitig eine solide und skalierbare Grundlage für künftige DRC-Rollouts weltweit geschaffen werden. Beide Ziele sollten sowohl aus System- als auch aus Zusammenarbeitsperspektive erreicht werden.

Projektphasen und zentrale Elemente der gesetzlichen Anforderungen

Im Einklang mit der polnischen B2B-E-Rechnungspflicht deckt die bei Schnellecke eingeführte SAP-DRC-Lösung sowohl den Versand elektronischer inländischer Ausgangsrechnungen als auch den Empfang elektronischer Eingangsrechnungen ab. Die Unterstützung durch PIKON umfasste dabei unter anderem:

  • die Analyse der bestehenden Debitoren- und Kreditorenrechnungsprozesse von Schnellecke in Polen sowie des aktuellen Set-ups in SAP S/4HANA,
  • die Konzeption der zukünftigen TO-BE-Rechnungsprozesse in SAP DRC – stets unter Berücksichtigung der Vorteile der SAP-Standardprozesse und -lösung ebenso wie der spezifischen Anforderungen und Besonderheiten von Schnellecke,
  • die End-to-End-Implementierung der Lösung – von der ersten SAP OSS Note und dem Customizing über die Einrichtung der bidirektionalen Anbindung an das KSeF-(Demo-)Portal bis hin zur finalen KSeF-bezogenen kundenspezifischen Entwicklung. Dazu gehörte auch die Anbindung von SAPs eDocument Cockpit (E-Invoicing-Monitor) an das automatisierte Eingangsrechnungsmanagement von Schnellecke,
  • die Unterstützung der Anwenderinnen und Anwender, sowohl durch Schulungen als auch im Rahmen der User Tests,
  • Bugfixing, Go-live-Support und Hypercare.

Nach einer Projektdauer von vier Monaten gingen PIKON und Schnellecke am 1. Februar erfolgreich mit dem E-Invoicing-Setup für Polen live und hielten damit die gesetzliche Frist der polnischen Regierung erfolgreich ein.

Da sich gesetzliche Anforderungen jedoch laufend verändern und weiterentwickeln, standen Schnellecke und PIKON während der gesamten KSeF-Implementierung in Polen auch in engem Austausch über Schnelleckes Roadmap zu regulatorischen Anforderungen und die Prioritäten für künftige Implementierungen.

Vorteile der Implementierung

Mit der Einführung von SAP Document and Reporting Compliance profitiert Schnellecke von einer Lösung, die vollständig in SAP integriert, rechtskonform, zukunftssicher, skalierbar, weitgehend automatisiert, flexibel an geschäftliche Anforderungen anpassbar und durchgängig ist – von der Erstellung des korrekten E-Rechnungsformats über die Übermittlung an die staatliche Plattform bis hin zur Überwachung der Statusrückmeldungen zu den E-Rechnungen.

Zukünftige Zusammenarbeit

Über die eigentliche Implementierung hinaus schafft das Projekt auch eine starke Grundlage für die weitere Zusammenarbeit zwischen Schnellecke und PIKON. Mit PIKON hat Schnellecke einen Partner an seiner Seite, der die SAP-seitige Komplexität hinter E-Invoicing- und E-Reporting-Anforderungen versteht. Das bildet eine verlässliche Basis für künftige Rollouts in weiteren Ländern, die dadurch strukturiert und zuverlässig umgesetzt werden können.

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