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E-Invoicing, Legale Anforderungen, SAP Document and Reporting Compliance
Referenz | Edgewell Personal Care
SDI-Kompatibilität
Konformität des SAP ECC-Systems der Edgewell Personal Care mit den italienischen SDI E-Invoicing-Vorschriften
Zum 1. Januar 2019 hat Italien verpflichtende Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung erlassen (SDI). Aus diesem Grund suchte Edgewell Personal Care einen zuverlässigen und sachkundigen Partner, um diese Funktionalität im SAP ECC-System zu implementieren und so SDI-Kompatibilität zu erreichen. PIKON erwies sich als der richtige Partner, der ein breites technisches und funktionales SAP-Fachwissen gepaart mit umfangreichen SDI-Projekterfahrungen mitbrachte.
Gründe für die Anpassung SAP ERP-Systems an die italienischen SDI E-Invoicing Vorschriften bei Edgewell
Edgewell ist mit Büros in 55 Ländern vertreten. Daher beobachtet man die verschiedenen rechtlichen Anforderungen weltweit genau und hält sich über Änderungen auf dem Laufenden. Eine der wichtigsten Vorschriften des Jahres 2019 für alle, die in Italien geschäftlich tätig sind, ist die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich.
Darin legt die italienische Regierung fest, dass alle in Italien ausgestellten Rechnungen ab dem 01.01.2019 elektronisch an das „Sistema di Interscam-bio“ (SDI) genannte Austauschsystem der italienischen Steuerverwaltung (Agenzia delle Entrate) übermittelt werden müssen. SDI führt die obligatorische elektronische Ausstellung von Verkaufsrechnungen in Echtzeit in einem spezifischen XML-Format (FatturaPA) und die Berichterstattung ein, während es gleichzeitig effektiv als Portal für die Genehmigung von Rechnungen fungiert und gewährleistet, dass steuerpflichtige Transaktionen von der italienischen Regierung live verifiziert werden.
Da Edgewell eine Niederlassung in Mailand, Italien hat, hat sich das Unternehmen für die Umsetzung dieser obligatorischen Anforderung im SAP ECC-System an PIKON gewandt.
So hat PIKON Edgewell geholfen, das SAP ERP-System an die Anforderungen der italienischen SDI-Verordnung anzupassen
Vor Projektbeginn schlug PIKON mehrere mögliche Szenarien zur Umsetzung der Richtlinien in SAP ECC vor. Die endgültige Entscheidung wurde unter Berücksichtigung verschiedener Parameter getroffen, wie z.B. der einfachen Implementierung, der Registrierung des Bestimmungsortes bei den italienischen Steuerbehörden und den Edgewell-spezifischen Prozessanforderungen. Die SAP-IDoc-Lösung, die über eine Schnittstelle mit dem Middleware-System eines Drittanbieters von Middleware verbunden ist, schnitt am besten in Hinblick auf einfache und schnelle Implementierung ab. Außerdem konnte in diesem Szenario der Destination-Code des externen Middleware-Partners verwendet werden.
Mit der SAP-IDoc-Lösung wird für jede Verkaufsrechnung, die von der italienischen Verkaufsorganisation von Edgewells erstellt wird, automatisch ein IDoc erzeugt und dieses IDoc dann an ein externes Middleware-System übermittelt. Dieses Middlewaresystem dient als Integrationsplattform, um das IDoc in das von den italienischen Steuerbehörden geforderte XML-Format (FatturaPA V1.2) umzuwandeln, die erforderliche digitale Signatur und den Zeitstempel bereitzustellen und die gesamte Kommunikation zwischen SAP ECC und dem SDI-System der italienischen Regierung zu verarbeiten. Außerdem werden alle FatturaPA V1.2-Dateien gemäß den italienischen SDI-Anforderungen in diesem Middleware-System archiviert.
Um diese SAP-Lösung mit den SDI-Anforderungen konform zu machen, hat PIKON zusätzliche Felder in Buchungskreisdaten angelegt, die Informationen über Edgewell an SDI liefern. Darüber hinaus hat PIKON ein spezifisches Segment im IDoc der Rechnungen entwickelt, in dem die oben genannten notwendigen SDI-bezogenen Informationen hinzugefügt und dann an das SDI-Austauschsystem weitergeleitet werden (wie z.B. der erforderliche Bestimmungsort, eine PEC-Mail-Adresse usw.).
Unser Vorgehen im Projekt
Das Projekt startete mit einem Workshop, in dem die Anforderungen von Edgewell im Detail analysiert und überprüft wurden. Die Ergebnisse dieses Workshops wurden in einem Blueprint dokumentiert. Nach der Erfassung der Anforderungen wurden die notwendigen SDI-Änderungen in SAP ECC implementiert und gemeinsam mit dem Edgewell-Team getestet. Um den Erfolg des Projekts zu maximieren und eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten, wurden zweimal wöchentlich Stand-up-Calls zwischen Edgewell und PIKON organisiert, um offene Fragen zu verfolgen und den Projektfortschritt zu besprechen. Außerdem wurden mehrere Arbeitssitzungen vor Ort abgehalten. Nach einem erfolgreichen Go-Live wurden weitere 2 Monate Nachbetreuung angefordert, um eine reibungslose Übergabe an die Geschäftsabteilungen zu gewährleisten und potenzielle Probleme zu lösen.
Während des Projekts gab es einige Edgewell-spezifische Geschäftsfälle, die umgesetzt werden mussten, so z.B. die Rechnungsübermittlung für Kunden aus der Region San Marino oder die Übermittlung verschiedener interner Dokumente an das SDI-System. Gemäß den italienischen SDI-Anforderungen müssen Rechnungen an Kunden aus San Marino nicht an SDI übermittelt werden. Daher hat PIKON eine zusätzliche SAP-Funktionalität programmiert, die die Übermittlung bestimmter Rechnungen an das SDI-Austauschsystem verhindert. Zusätzlich wurde auch der Versand der internen Dokumente an die SDI-Plattform blockiert.
In der Nachbetreuungsphase des Projekts fiel auf, dass es einige B2C-Rechnungen gibt, die ursprünglich als nicht in den Anwendungsbereich fallend betrachtet wurden. Da B2C-Kunden keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben, muss nach Angaben der italienischen Regierung anstelle der USt-ID ein Steuercode an SDI übermittelt werden. Zu diesem Zweck hat PIKON ein zusätzliches Feld mit dem Steuercode angelegt, der in das SAP-IDoc, das an die SDI-Plattform gesendet wird, aufgenommen werden muss.
Unsere Lösung
In einem Web-Meeting, erläutern wir Ihnen unsere Strategie, Ihr SAP-ERP-System mit allen globalen E-Rechnungsvorgaben konform zu machen.
Projektergebnisse
Mit dem Competence Center for Legal Requirements und der Durchführung verschiedener SDI-Implementierungsprojekte hat PIKON Expertise und Erfahrung im Bereich der italienischen SDI-E-Invoicing-Vorschriften unter Beweis gestellt. Sowohl aus technischer SAP-Sicht als auch im Hinblick auf die betriebswirtschaftlichen Anforderungen, die für die SDI-Compliance zwingend erforderlich sind.
Ende Dezember 2018 führte PIKON gemeinsam mit dem Edgewell-Team ausführliche Tests aller Funktionalitäten durch und führte den Transport für den im Januar 2019 geplante Go-Live durch. Die ersten Rechnungen, die im Januar 2019 an SDI gesendet wurden, wurde genehmigt, einige Tage nach der ersten Rechnungsübermittlung an das SDI-System wurde der Ablauf des Versands der Rechnungen vollständig automatisiert.
Zusätzlich entwickelte PIKON ein Reporting-Tool für Edgewell, das bei der Verwaltung aller SDI-bezogenen Daten in SAP ECC unterstützt, indem Microsoft Excel-Dateien mit unterschiedlichen Rechnungsstatus (Annahme oder Ablehnung durch die italienischen Steuerbehörden) vom Middleware-Partner in SAP ECC hochgeladen werden. Mit diesem Tool kann Edgewell alle Rechnungsstatus in einem System (SAP ECC) überwachen und verfügt über ein generelles Reporting-Tool.
Am 3. März 2019 wurden 1877 Rechnungen an das SDI-System der italienischen Steuerbehörden geschickt: 99% von ihnen sind genehmigt, einige warten noch auf die Genehmigung durch die Agenzia delle Entrate.
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