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Im Oktober 2022 kündigten der Inland Revenue Board of Malaysia (IRBM, auch bekannt als Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN)) und die Malaysian Digital Economy Corporation (MDEC) an, den Trend zur E-Rechnungsstellung mitzugehen.
Mit der Einführung von verpflichtenden B2B-, B2C- und B2G-E-Rechnungsstellungsvorschriften strebt die Regierung an, das Wachstum der digitalen Wirtschaft zu fördern, die digitale Dienstleistungsinfrastruktur zu stärken und die Steuerverwaltung zu digitalisieren.
Umfang der gesetzliche Anforderungen für Malaysia
Malaysische Unternehmen müssen ab dem 1. August 2024 gemäß einem gestaffelten Einführungsplan elektronische Rechnungen ausstellen. Ab diesem Zeitpunkt wird die E-Rechnungsstellung in Malaysia für Steuerpflichtige mit einem jährlichen Umsatz oder Einkommen von mehr als 100 Millionen RM (ca. 19.631.590 €) verpflichtend. Ab dem 1. Januar 2025, wird die E-Rechnungsstellung bereits für Steuerpflichtige mit einem jährlichen Umsatz oder Einkommen von mehr als 25 Millionen RM (ca. 4.907.900 €) verpflichtend. Schließlich wird die verpflichtende E-Rechnungsstellung ab dem 1. Juli 2025 auf alle Steuerpflichtigen in Malaysia ausgeweitet. Bereits vor Ablauf der Frist für die verpflichtende E-Rechnungsstellung können Unternehmen ab Mai 2024 freiwillig elektronische Rechnungen an die malaysische Regierung übermitteln.
Derzeit unterliegen alle Steuerpflichtigen, die in Malaysia gewerbliche Tätigkeiten ausüben, den E-Rechnungsstellungsvorschriften, ohne branchenbezogene Ausnahmen. Nur bei bestimmten B2C-Transaktionen, bei denen der Endverbraucher keine E-Rechnung für Steuerzwecke benötigt, ist ein nicht-elektronisches Rechnungsformat ebenfalls zulässig. Die verpflichtende Ausstellung von E-Rechnungen ist nicht auf Transaktionen in Malaysia beschränkt, sondern gilt auch für grenzüberschreitende Transaktionen. Malaysische Unternehmen, die sich nicht an die Gesetzgebung halten, werden mit einer Geldstrafe zwischen 200 RM und 20.000 RM oder einer Freiheitsstrafe von bis zu sechs Monaten oder beidem bestraft.
Wie sieht die SAP Lösung für E-Invoicing Malaysia aus?
SAP hat am 31. Mai 2024 ihre Lösung für die elektronische B2B-Rechnungsstellung im Rahmen der SAP Document and Reporting Compliance (DRC), Cloud Edition Lizenz eingeführt. SAP DRC ist eine integrierte Lösung, die eine langfristige End-to-End-Konformität mit verschiedenen länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen auf der ganzen Welt anstrebt (z.B. e-Factura Rumänien, KSeF Anforderungen Polen, e-Rechnungsstellung Israel, SAF-T).
In Malaysia müssen eRechnungen vom MyInvois-System validiert werden, bevor sie an den Kunden gesendet werden. Nach Erhalt der von der Regierung genehmigten Rechnung (via PEPPOL, E-Mail oder direktem Zugang zum MyInvois-System) kann der Kunde die eRechnung innerhalb der nächsten 72 Stunden ablehnen (oder der Lieferant kann sie stornieren). Die Einreichung der eRechnung selbst muss in nahezu Echtzeit erfolgen, um dem Inland Revenue Board of Malaysia (IRBM) eine effektive Kontrolle zu ermöglichen (oder innerhalb von 7 Kalendertagen nach Monatsende für konsolidierte eRechnungen). Es gibt keine zeitliche Einschränkung bei der Ausstellung von Anpassungen der eRechnung, wie z.B. Gutschriften oder Lastschriften. Steuerpflichtige können dabei ihren eigenen Unternehmensrichtlinien folgen.
Die SAP-Lösung unterstützt die automatische Erstellung von eDokumenten im korrekten XML-Format (OASIS UBL 2.1), die direkte Integration mit dem MyInvois-System über eine DRC-Cloud-Verbindung (z.B. zum Erhalt des QR-Codes nach Genehmigung durch die Regierung) und eine Verbindung zum Kunden per E-Mail und/oder über das PEPPOL-Netzwerk. Die folgenden Dokumenttypen werden von der SAP DRC-Lösung unterstützt:
- Rechnungen (Einkommensnachweis und Ausgabennachweis)
- Gutschriften und Lastschriften
- Vom Käufer ausgestellte Rechnungen (Selbstabrechnung)
- Konsolidierte Rechnungen (Zusammenfassung aller Dokumente, für die keine elektronische Rechnung an den Käufer gesendet werden musste, die monatlich an die Regierung gesendet wird)
- Stornierungen (nur innerhalb von 72 Stunden nach Validierung erlaubt)
Der Prozessablauf des Dokumentenausgangs in SAP zur Einhaltung der e-Rechnungsvorschriften in Malaysia
Um die malaysischen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung zu erfüllen, bietet SAP die Standardlösung „SAP Document Compliance for Malaysia“ an. Die folgende Grafik veranschaulicht die verschiedenen End-to-End-Prozessschritte, die in SAP Document Compliance implementiert sind, um die Einhaltung der malaysischen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung zu gewährleisten.
- Sie erstellen ein SAP SD-Abrechnungsdokument oder eine SAP FI-Rechnung in Ihrem SAP ECC- oder SAP S/4HANA-System.
- Ein SAP eDocument wird automatisch im SAP eDocument Cockpit (EDOC_COCKPIT-Transaktion) ausgelöst.
- Das SAP Application Interface Framework löst die Zuordnung der Transaktionsdaten in das von der malaysischen IRBM-Steuerbehörde erforderliche XML-Format aus.
- SAP DRC Cloud löst dann eine zusätzliche technische Validierungsprüfung aus, um die Einhaltung der offiziellen malaysischen Kommunikationsanforderungen sicherzustellen. Nach erfolgreicher Validierung wird die XML-Datei an das malaysische MyInvois-Portal übermittelt.
- Im malaysischen MyInvois-Portals bekommt das Rechnungs-XML die offizielle Validierung entsprechend der Anforderungen der malaysischen Regierung (IRBM oder LHDN). Eine Antwort (Genehmigung oder Ablehnung und gegebenenfalls ein Ablehnungsgrund) wird von der Regierung zurückgesendet.
- SAP DRC Cloud erhält die Rückmeldeinformationen vom MyInvois-Portal und konvertiert diese Informationen in ein systemverwendbares Format durch Dekodierung und Zuordnung der Ergebnisse.
- Im letzten Schritt übermittelt SAP DRC Cloud die konvertierten Rückmeldeinformationen an das SAP eDocument Cockpit, das die Aktualisierung des SAP eDocuments übernimmt. Diese aktualisierten Informationen sind dann in Ihrem SAP eDocument Cockpit sichtbar (Status der eRechnung, IRBM-Identifikationsnummer, QR-Code mit einem Validierungslink zur visuellen Darstellung der validierten Rechnung im IRBM-System)
- Wenn das eDocument genehmigt wird, können Sie es dem Kunden zur Verfügung stellen (per E-Mail oder über das PEPPOL-Netzwerk).
- Wenn das eDocument abgelehnt wird, sendet das IRBM eine Ablehnungsnachricht als Antwort. Abhängig von der Ablehnungsnachricht (Ablehnungsgrund) können Sie wählen, ob Sie die Rechnung stornieren oder die Fehler korrigieren und erneut einreichen möchten.
Ein ähnlicher Prozess ist für Gutschriftsrechnungen vorgesehen (in Schritt 1 wird die eDocument-Erstellung dann durch relevante MM- (Rechnungsprüfung) oder FI-Lieferantenrechnungen ausgelöst).
Für konsolidierte Rechnungen ermöglicht SAP Ihnen, bestimmte Kunden oder einzelne Rechnungen als konsolidierungsrelevant zu kennzeichnen. Alle diese markierten Dokumente können anschließend durch Ausführen einer speziellen Transaktion in das von der Regierung geforderte Konsolidierungsformat zusammengeführt werden.
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Bei PIKON haben wir das Competence Center for Legal Requirements aufgebaut, in dem sich unser Team aus erfahrenen Beratern immer über die neuesten Entwicklungen und Anforderungen sowohl in Bezug auf lokale Gesetzgebungen als auch auf die anwendbaren SAP-Dokumenten-Compliance-Lösungen up-to-date hält. Wir kombinieren unser SAP-Fachwissen und unser tiefgreifendes Wissen über die gesetzlichen Anforderungen mit der in vielen Projekten gesammelten Erfahrung, um Ihnen bei Ihrem strategischen Fahrplan zur digitalen Transformation und zur Einhaltung landesspezifischer gesetzlicher Anforderungen zu helfen.
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