Inhalt
Einleitung
Seit 2019 ist die elektronische Rechnungsstellung für alle Steuerpflichtigen in Kolumbien verpflichtend. Das elektronische Rechnungsstellungssystem (SFE) wird von der Nationalen Steuer- und Zollbehörde (DIAN) verwaltet. Dieses System verlangt, dass Unternehmen elektronische Rechnungen zur Validierung bei der DIAN einreichen, bevor sie an Kunden gesendet werden dürfen.
Ab 2023 und 2024 wurde die E-Rechnungspflicht in Kolumbien auf weitere Sektoren ausgeweitet. Mit dieser schrittweisen Einführung sind Unternehmen nicht mehr berechtigt, Papier- oder PDF-Rechnungen zu versenden. Die Vorschrift umfasst sowohl E-Invoicing als auch E-Reporting, was bedeutet, dass Unternehmen Rechnungen und Transaktionsdaten in Echtzeit an die Steuerbehörde (DIAN) übermitteln müssen.
Das elektronische Äquivalentdokument in Kolumbien
Neben elektronischen Rechnungen gibt es in Kolumbien auch das elektronische Äquivalentdokument.
Im kolumbianischen E-Rechnungssystem sind Äquivalentdokumente digitale Belege, die von der DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – Nationale Steuer- und Zollbehörde) für Transaktionen ausgestellt werden, bei denen keine Verkaufsrechnung erforderlich ist.
Das elektronische Äquivalentdokument wird wie folgt definiert:
- Es dokumentiert die Details einer kommerziellen Transaktion, die von einer Entität durchgeführt wurde, die nicht zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung verpflichtet ist.
- Es erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen.
- Es wird elektronisch generiert und über einen von der DIAN autorisierten Technologieanbieter übermittelt.
Zusätzlich sind Anpassungsnotizen vorgesehen, die als Mechanismus zur Stornierung oder Korrektur eines elektronischen Äquivalentdokuments dienen, falls erforderlich.
E-Invoicing Kolumbien - Neue Vorschriften
Die DIAN hat Änderungen an der Resolution 0165 von 2023 vorgeschlagen, die verschiedene Aspekte der elektronischen Rechnungsstellung betreffen. Dazu gehören elektronische Dokumente für Flugtickets, Transportdokumente, Notfallmaßnahmen für P.O.S.-Aussteller, Papierrechnungen für Steuerpflichtige ohne Internetzugang sowie mehr Flexibilität bei der grafischen Darstellung von Dokumenten. Diese Anpassungen sollen die Regulierung und Umsetzung der E-Rechnung weiter vereinfachen und optimieren.
Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungen dem XML UBL 2.1-Format entsprechen, das von der DIAN festgelegt wurde. Zudem müssen die Rechnungen vor dem Versand an den Kunden zur Validierung bei der DIAN eingereicht werden. PDF-Rechnungen werden nicht als offizielle Dokumente anerkannt.
Um rechtskonform zu bleiben, müssen elektronische Rechnungen in Kolumbien bestimmte Kriterien erfüllen, darunter Authentizität der Herkunft, Integrität des Inhalts und Lesbarkeit der Dokumente. Zusätzlich muss jede Rechnung eine eindeutige Identifikationsnummer, den CUFE (Código Único de Factura Electrónica), enthalten. Ebenso sind gültige elektronische Rechnungen in Kolumbien nun mit einem QR-Code versehen. Falls Kunden keine E-Rechnung empfangen können, wird ihnen stattdessen eine QR-Code-Rechnung für die Transaktion ausgestellt.
Eine Überarbeitung der Resolution 000012 führte dazu, dass die DIAN die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung durch die Einführung des elektronischen Containers (Contenedor Electrónico) modifizierte.
Dieses verpflichtende digitale Tool fasst alle relevanten Rechnungsdaten zusammen, darunter elektronische Verkaufsrechnungen, Gutschriften (Notas Crédito), Lastschriften (Notas Débito) und weitere abrechnungsbezogene elektronische Daten. Zudem beinhaltet der elektronische Container eine Validierung durch die DIAN, falls erforderlich.
Mit dieser Aktualisierung müssen elektronische Rechnungen in Kolumbien nun eine digitale Signatur enthalten, um die Echtheit und Integrität des Dokuments sicherzustellen. Der Rechnungssteller ist verpflichtet, die Rechnung digital zu signieren, und zwar gemäß den regulatorischen Standards und der Signaturpolitik der Steuerbehörde.
Die Umstellung auf das neue System erfolgt schrittweise, damit Unternehmen ausreichend Zeit haben, sich an die neuen Anforderungen anzupassen. Gleichzeitig stellt die DIAN technische Unterstützung während der Übergangszeit bereit, um eine reibungslose Implementierung der neuen Vorschriften zu gewährleisten.
E-Invoicing in Kolumbien – Neue Aktualisierungen und Zeitplan
29. März 2023: Mit der Veröffentlichung von Dekret 442 wurden aktualisierte Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung eingeführt. Wichtige Änderungen umfassen:
- E-Commerce-Plattformen müssen ihren Nutzern die Möglichkeit bieten, elektronische Rechnungen auszustellen und an Endverbraucher zu übermitteln.
- Die Ausweitung des elektronischen Rechnungsstellungssystems auf alle steuerlich relevanten elektronischen Dokumente.
- Eine neue Definition für das elektronische Äquivalentdokument.
- Aktualisierungen des elektronischen Unterstützungsdokuments für Transaktionen mit Steuerzahlern, die nicht zur Rechnungsstellung verpflichtet sind.
November 2023: Veröffentlichung der Resolution 165/2023 durch die DIAN, welche die technischen Spezifikationen für Verkaufsrechnungen auf Version 1.9 aktualisierte und Version 1.0 für die technischen Spezifikationen des elektronischen Äquivalentdokuments einführte.
1. Februar 2024: Alle Steuerpflichtigen, die elektronische Rechnungen ausstellen müssen, müssen ihre Systeme aktualisieren, um den Anforderungen der neuen technischen Spezifikationen Version 1.9 zu entsprechen.
3. Februar 2024: Große Steuerzahler sind verpflichtet, elektronische POS-Belege (Punto de Venta) auszustellen.
1. März 2024: Alle anderen Steuerzahler, die eine Einkommensteuererklärung abgeben müssen und nicht als große Steuerzahler gelten, sind verpflichtet, elektronische POS-Belege auszustellen.
1. April 2024: Steuerzahler, die nicht zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet sind, sowie alle anderen Steuerzahler, die nicht zu den vorherigen Gruppen gehören, müssen elektronische POS-Belege ausstellen.
1. Mai 2024 – 1. August 2024: Schrittweise Einführung aller weiteren elektronischen Äquivalentdokumente.
Wer muss die E-Rechnungspflicht in Kolumbien einhalten?
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gilt für alle Unternehmen, die in Kolumbien steuerpflichtig sind, einschließlich kleiner Unternehmen und selbstständiger Unternehmer. Dazu gehören folgende Gruppen von Steuerzahlern:
- Große Steuerzahler
- Selbstständige Steuerzahler, die ihre eigenen Steuern einbehalten
- Unternehmen, die Mehrwertsteuer (IVA) einbehalten
- Unternehmen, die unter ein vereinfachtes Steuersystem fallen
- Weitere Steuerzahler, die nicht in die oben genannten Gruppen fallen
Bestimmte Sektoren, wie das Gesundheitswesen, unterliegen aufgrund ihrer spezifischen Anforderungen besonderen Vorschriften zur Umsetzung der E-Rechnung. Zudem können einige Unternehmen, wie ausländische Firmen ohne Niederlassung in Kolumbien oder bestimmte steuerbefreite Branchen, je nach Gesetzgebung von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sein.
Welche Ausnahmen gibt es bei der E-Rechnungspflicht in Kolumbien?
Bestimmte Unternehmen sind je nach Gesetzgebung und spezifischen Steuerbefreiungen von der E-Rechnungspflicht in Kolumbien ausgenommen. Dazu gehören:
- Ausländische Unternehmen ohne Niederlassung in Kolumbien, die keine gewerblichen Aktivitäten im Land durchführen.
- Bestimmte steuerbefreite Sektoren, darunter:
- Landwirtschaftliche Betriebe, die spezielle steuerliche Vorteile oder Befreiungen erhalten.
- Unternehmen, die bestimmte Waren oder Dienstleistungen exportieren, je nach steuerrechtlicher Regelung.
- Selbstständige Fachkräfte, die keine Mehrwertsteuer- oder sonstigen Steuerverpflichtungen haben, abhängig von ihrem Einkommen und Steuerstatus.
- Gemeinnützige Organisationen, wie Stiftungen und NGOs, die steuerliche Befreiungen genießen.
Die spezifischen Vorschriften und Ausnahmen hängen von den gesetzlichen Aktualisierungen der DIAN ab. Daher ist es wichtig, stets die neuesten Verordnungen zu überprüfen, um festzustellen, ob ein Unternehmen zur Implementierung der E-Rechnung verpflichtet ist.
Warum E-Invoicing? Drei Vorteile für Ihr Unternehmen
- Effizienz und Transparenz: Alle Rechnungen sind während des gesamten Prozesses einfach nachverfolgbar.
- Kosteneinsparungen: Reduzierung von Papierverbrauch und Archivierungskosten.
- Compliance und Risikomanagement: Minimierung von menschlichen Fehlern und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Da viele Länder derzeit eigene E-Rechnungsvorschriften definieren, empfehlen wir, eine zukunftssichere E-Invoicing-Strategie für Ihr Unternehmen zu entwickeln.
Strafen für Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht in Kolumbien
Die Strafen für die Nichteinhaltung der E-Rechnungsanforderungen in Kolumbien können bis zu 15.000 UVT (Unidad de Valor Tributario, steuerliche Wertgröße) betragen und richten sich nach folgenden Kriterien:
- 5 % des Rechnungsbetrags bei fehlender Bereitstellung der erforderlichen Informationen.
- 4 % des Rechnungsbetrags bei Übermittlung von Informationen im falschen Format.
- 3 % des Rechnungsbetrags bei verspäteter Einreichung.
Da die steuerliche Wertgröße (UVT) für 2025 auf COP 49.799 pro UVT festgelegt wurde, können Strafen von bis zu COP 2.704.950.000 (ca. 594.000 EUR) anfallen.
Technische & prozessbezogene Herausforderungen bei der B2B-E-Rechnung
In Ihrem eigenen Compliance-Projekt für Kolumbien werden Sie mit technischen und prozessbezogenen Herausforderungen konfrontiert, die Ihr SAP-System bewältigen muss:
- Ihr ERP-System muss in der Lage sein, die erforderliche XML-Datei aus einem SAP SD- oder SAP FI-Rechnungsdokument zu generieren, sie digital zu signieren und zur Genehmigung an das DIAN-Portal zu übermitteln.
- Sobald die DIAN die XML-Datei genehmigt hat, muss die E-Rechnung an den Kunden übermittelt werden.
- Kunden müssen eine Rückmeldung geben (Genehmigung/Ablehnung), und gemäß den kolumbianischen Vorschriften sind Sie verpflichtet, diese Antworten zu speichern.
- Die physische Lieferung von Waren an Kunden ist erst zulässig, nachdem die DIAN die E-Rechnung erhalten und genehmigt hat.
Ohne eine rechtskonforme SAP-Lösung besteht das Risiko der Nichteinhaltung der Vorschriften, was zu Strafen führen und die Lieferung Ihrer Waren verhindern könnte.
Implementierung der E-Rechnung in SAP
Für Unternehmen, die SAP nutzen, kann die E-Rechnungsimplementierung über SAP Document Compliance erfolgen. Die Implementierungsschritte in SAP umfassen:
- Konfiguration von SAP Document Compliance: Sicherstellen, dass alle relevanten Module und Schnittstellen ordnungsgemäß eingerichtet sind.
- Integration mit DIAN-Webservices (RADIAN): Aufbau einer sicheren Verbindung zwischen SAP und DIAN zur Echtzeitvalidierung von Rechnungen.
- Verwendung des XML UBL 2.1-Formats: Anpassung der Rechnungsstruktur, um den DIAN-Anforderungen für XML UBL 2.1 zu entsprechen.
- Rechnungserstellung und Übermittlung: SAP generiert die elektronische Rechnung und sendet sie automatisch zur Validierung an DIAN.
- Empfang des Validierungsstatus: DIAN übermittelt eine Genehmigung oder Ablehnung, die SAP verarbeitet, bevor die Rechnung an den Kunden gesendet wird.
- Speicherung und Berichterstattung: Validierte Rechnungen werden für Prüfzwecke gespeichert und an DIAN gemeldet. Die zugehörigen Dokumente müssen für steuerliche Zwecke fünf Jahre lang aufbewahrt werden.
Eingehender E-Rechnungsprozess in Kolumbien
Neben dem Versand von Rechnungen müssen Unternehmen in Kolumbien auch eingehende elektronische Rechnungen verarbeiten und genehmigen. SAP Document Compliance unterstützt ebenfalls den eingehenden E-Invoicing-Prozess:
- Lieferanten senden E-Rechnungen per E-Mail oder über einen anderen Kanal.
- Die Rechnung wird in SAP hochgeladen, wodurch ein eDocument im SAP eDocument Cockpit erstellt wird.
- Die XML-Daten werden geprüft und validiert.
- Die Rechnung wird angenommen oder abgelehnt.
- Eine automatische Bestätigung wird an den Lieferanten gesendet.
Wie PIKON Sie bei Ihrem Projekt in Kolumbien unterstützen kann
Mit unserem Competence Center for Legal Requirements sind wir Ihr strategischer Partner, der sicherstellt, dass Ihr SAP-System und Ihre Geschäftsprozesse langfristig die unterschiedlichen länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen weltweit erfüllen. Unser Expertenteam kombiniert SAP-Know-how mit umfassendem Wissen über den End-to-End-Compliance-Prozess und die technischen Anforderungen der kolumbianischen sowie vieler weiterer E-Invoicing-Vorschriften.
Unsere Erfahrung basiert auf zahlreichen SAP Document Compliance- und lokalen Implementierungsprojekten weltweit, darunter SDI in Italien, SII in Spanien, CFDI und Complemento de Pago in Mexiko, RTIR und EKAER in Ungarn, XRechnung in Deutschland sowie diverse rechtliche Anforderungen in der Türkei.
Darüber hinaus haben wir eigene Compliance-SAP-Add-Ons entwickelt, beispielsweise für MTD VAT im Vereinigten Königreich und die MwSt.-Whitelist in Polen.
Wir behalten stets gesetzliche Änderungen und neue Vorschriften im Blick und informieren unsere Kunden proaktiv, wenn Handlungsbedarf besteht. So müssen Sie sich nicht selbst um die Überwachung neuer rechtlicher Anforderungen kümmern und können sich weiterhin auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Wenn Sie Fragen zur kolumbianischen E-Rechnung haben oder erfahren möchten, wie wir Sie bei der Compliance in Ihrem SAP-System unterstützen können, hinterlassen Sie einfach einen Kommentar oder fordern Sie ein Web-Meeting an. Ich helfe Ihnen gerne weiter.
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