Mit der Einführung der EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 werden die öffentlichen Auftraggeber europaweiter Vergabeverfahren dazu verpflichtet sowohl Rechnungen elektronisch empfangen als auch verarbeiten zu können. Diese E-Invoicing-Richtlinie der Europäischen Kommission wurde in den letzten Jahren in den verschiedenen europäischen Ländern in nationales Recht umgesetzt. Wie sieht nun die Implementierung der EU-Richtlinie bzgl. der elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen in Deutschland aus?
Elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich in Deutschland
Ab dem 27. November 2020 müssen alle Rechnungen an deutsche Behörden elektronisch eingereicht werden. Zu den öffentlichen Auftraggebern gehören beispielsweise Verwaltungen des Bundes, des Landes oder der Kommune, Energieunternehmen, Schulen und Krankenhäuser. Gemäß § 2 der E-Rechnungs-Verordnung in Deutschland ist eine elektronische Rechnung ein Dokument zur Abrechnung von Lieferungen und sonstigen Leistungen, wenn „[…] ein strukturiertes elektronisches Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.“
In der E-Rechnungs-Verordnung des Bundes wird zudem auf die Anforderungen an das Rechnungsdatenmodell und die Übermittlung der elektronischen Rechnung eingegangen. Grundsätzlich muss eine E-Rechnung als sogenannte XRechnung eingereicht werden. Alternativ kann ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, der dem Standard des Europäischen Komitees für Normung (CEN) entspricht.
Wie XRechnung und ZUGFeRD die deutschen B2G E-Invoicing-Verordnungen technisch abbilden
Unter XRechnung wird ein elektronisches Rechnungsformat auf XML-Basis verstanden, das von der Koordinierungsstelle für IT-Standards entwickelt wurde, damit die Anforderungen des CEN erfüllt werden können. Neben dem Format XRechnung kann z. B. auch das Datenformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) verwendet werden. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat mit der Version ZUGFeRD 2.0.1 ein Format veröffentlicht, das der französischen Standard Factur-X 1.0 ähnelt und konform mit der EU-Richtlinie 2014/55/55 EU und der deutschen E-Rechnungs-Verordnung ist. Eine ZUGFeRD-Rechnung hat den Vorteil, dass sie sowohl aus einer PDF- als auch einer XML-Datei bestehen kann. Der Empfänger einer solchen Rechnung kann folglich je nach Anforderung die Rechnung als PDF anzeigen oder lediglich die XML-Datei erhalten wie es bspw. für Behörden in Deutschland ab November 2020 notwendig ist.
Welche Lösung bietet SAP an, um XRechnungen zu empfangen oder zu übermitteln?
SAP Document Compliance unterstützt die Umsetzung legaler Anforderungen in Deutschland
Aufgrund zunehmender gesetzlicher Regelungen weltweit müssen multinationale Unternehmen einen Gesamtüberblick über legale Anforderungen, wie die E-Rechnungs-Verordnung in Deutschland, haben. Daher hat SAP die Lösung SAP Document Compliance (mit dem eingebauten SAP eDocument Cockpit) für Kunden entwickelt, die weltweite legale Anforderungen, wie z. B. elektronische Rechnungsstellungen (E-Invoicing) oder Steuerregulierungen erfüllen müssen. Genau diese Lösung der SAP eignet sich ebenfalls für die Erstellung und Verschickung einer XRechnung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Alle benötigten Informationen werden in Ihrem SAP ECC oder S/4HANA System gesammelt, Daten als SAP eDocument in das erforderliche XML-Format konvertiert und als XML-Datei, z. B. über PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine: mit PEPPOL können Handelspartner standardbasierte elektronische Dokumente über das PEPPOL-Netzwerk austauschen) an das Ziel (öffentlicher Auftraggeber) versendet. Nachdem die Behörde die Rechnung angenommen oder abgelehnt hat, wird die Antwort zurückgeschickt und im sogenannten eDocument Cockpit in SAP angezeigt. Damit bietet SAP eine End-to-End-Lösung an, wie sie auch für andere Länder wie Italien (SDI), Mexiko (CFDI) oder Spanien (SII) bereits zur Verfügung steht.
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Wie kann PIKON Ihnen helfen, Ihr SAP-System konform mit der deutschen E-Rechnungs-Verordnung (XRechnung) zu gestalten?
In den letzten Jahren hat die PIKON einen starken Fokus auf die gesetzlichen Anforderungen gelegt und ein Kompetenzzentrum für rechtliche Anforderungen eingerichtet (PIKON Competence Center for Legal Requirements). Unser Kompetenzzentrum hat unsere Kunden bei der erfolgreichen Implementierung der SAP Document Compliance Lösung für unterschiedliche Länder und Gesetzesanforderungen unterstützt. Hierbei haben wir nicht nur Expertise aus technischer, sondern auch aus rechtlicher Sicht sammeln können. Daher können wir Sie bei Ihrer Implementierung der SAP Compliance Lösung unterstützen und so die Konformität Ihres SAP ECC oder SAP S/4HANA Systems mit der deutschen B2G E-Invoicing Gesetzesvorgabe gewährleisten. Dadurch vermeiden Sie Strafen bei Nichteinhaltung und erhalten ein strategisches Werkzeug, um die gesetzlichen Anforderungen zur XRechnung zu erfüllen. Neben der bloßen Erfüllung der gesetzlichen Anforderung bietet die E-Rechnung für Ihr Unternehmen die Chance, Kosten einzusparen und kann als Treiber für eine weitere Digitalisierung Ihrer Vertriebs- und Beschaffungsprozesse dienen.