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Nachdem Dänemark im Jahr 2005 eine Vorreiterrolle im Bereich der B2G-E-Rechnungen übernommen hat, geht das Land mit dem dänischen Buchführungsgesetz (Lov om bogføring, Gesetz Nr. 700) von 2022 einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung und Finanzüberwachung. Das Gesetz enthält eine Vielzahl von Anforderungen an digitale Buchhaltungssysteme und wird im Laufe der Zeit die Mehrheit der dänischen Unternehmen und Betriebsstätten betreffen. Die Hauptziele sind die Steigerung der Effizienz, die Reduzierung von Betrug und die Stärkung des E-Commerce.
Doch welche Anforderungen entstehen durch das dänische Buchführungsgesetz genau, wer ist betroffen, welche Fristen müssen eingehalten werden und wie kann Ihr SAP-System an die bisherigen, aktuellen und zukünftigen dänischen Vorschriften angepasst werden? Dieser Blog liefert Ihnen alle wichtigen Informationen.
Was umfasst das dänische Buchführungsgesetz?
Das 2022 veröffentlichte dänische Buchführungsgesetz legt die Anforderungen fest, die alle digitalen Buchhaltungssysteme (DBS) in Dänemark erfüllen müssen. Unternehmen, die dem Gesetz unterliegen, haben zwei Möglichkeiten: Sie können entweder eine zertifizierte digitale Buchhaltungssoftware verwenden, die von der dänischen Wirtschaftsbehörde (Erhvervsstyrelsen) genehmigt wurde, oder eine eigene Lösung entwickeln, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Diese Anforderungen lassen sich in drei Hauptkategorien einteilen:
- Das System muss die elektronische Erfassung und Speicherung laufender Geschäftsvorfälle unterstützen. Diese müssen sofort und fehlerfrei erfasst werden, und relevante Dokumente müssen jeweils angehängt werden können. Es gilt eine Aufbewahrungspflicht von fünf Jahren, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die Transaktion stattgefunden hat.
- Das System muss über angemessene Cybersicherheitsmaßnahmen verfügen, einschließlich Benutzer- und Zugriffsverwaltung sowie wöchentliche automatische Backups.
- Das System sollte die Automatisierung administrativer Prozesse ermöglichen, den Austausch von Buchhaltungsdaten über einen SAF-T-Bericht unterstützen und E-Rechnungen verarbeiten können. Es muss zudem die standardisierte Buchführung gemäß dem öffentlichen Kontenrahmen gewährleisten, eine Bankabstimmung ermöglichen und über Funktionalitäten zur Abweichungskontrolle verfügen.
Die Liste der genehmigten digitalen Buchhaltungssysteme der dänischen Wirtschaftsbehörde ist hier verfügbar: Registrierte Buchhaltungssysteme. Unternehmen, die eine eigene Buchhaltungssoftware verwenden, müssen auf Anfrage dokumentieren können, wie ihr System die oben genannten Anforderungen erfüllt.
Verstöße gegen das dänische Buchführungsgesetz können mit einer Geldstrafe von bis zu 1,5 Mio. DKK (ca. 201.145,50 €) und einer eingeschränkten Prüfungsbescheinigung im Jahresabschluss geahndet werden.
Im Detail: SAF-T und E-Invoicing
Das dänische Buchführungsgesetz enthält auch Vorgaben für SAF-T-Meldungen und E-Rechnungen in Dänemark.
SAF-T (Standard Audit File for Tax) ist ein internationaler Standard für digitale Aufzeichnungen und Steuerkonformität, der auf dem OECD-Rahmenwerk basiert. Ab 2025 müssen dänische Unternehmen in der Lage sein, eine SAF-T-Datei aus ihrem digitalen Buchhaltungssystem (DBS) zu generieren und auf Anforderung der dänischen Steuerbehörde (SKAT) bereitzustellen, z. B. im Rahmen einer Steuerprüfung. Derzeit erfolgt die SAF-T-Meldung nur auf Anfrage, es gibt also keine generelle Pflicht zur Einreichung von SAF-T-Dateien bei den Behörden. Der Haupt-SAF-T-Bericht, den Dänemark eingeführt hat, ist der SAF-T Financial Report, der Hauptbuchdaten, Kunden- und Lieferanteninformationen im XML-Format enthält.
Zum jetzigen Zeitpunkt ist nur der Header-Teil des SAF-T-Finanzberichts ein obligatorischer Bestandteil der gesetzlichen Anforderung, während die Erstellung des restlichen SAF-T-Finanzberichts als fakultativ angesehen wird. Der Rest des Formats wird jedoch zu einem späteren Zeitpunkt ebenfalls obligatorisch werden. Neben dem SAF-T-Finanzbericht kann ein zweiter SAF-T-Kassenbericht, der Journaldaten aus elektronischen Kassensystemen (Verkaufstransaktionen, Zahlungen, Rabatte…) enthält, ausschließlich von dänischen Unternehmen angefordert werden, die elektronische Kassensysteme verwenden.
Zusätzlich zur SAF-T-Generierung müssen Unternehmen ein DBS verwenden, das elektronische Rechnungen im dänischen OIOUBL 3- oder EU Peppol BIS 3.0-Format ausstellen, empfangen und speichern kann. Diese E-Rechnungen müssen entweder über die NemHandel-Plattform oder das PEPPOL-Netzwerk ausgetauscht werden.
Obwohl Unternehmen derzeit noch nicht verpflichtet sind, E-Rechnungen in B2B-Transaktionen aktiv zu nutzen, muss ihr Buchhaltungssystem dazu in der Lage sein. Geschäftspartner können sich jedoch freiwillig für den E-Invoicing-Austausch entscheiden, und es ist sehr wahrscheinlich, dass das Buchführungsgesetz eine Vorbereitung auf eine zukünftige B2B- (und möglicherweise B2C-) E-Rechnungs-Pflicht ist.
Für B2G-Transaktionen ist E-Invoicing über NemHandel oder PEPPOL in Dänemark bereits seit 2005 gesetzlich vorgeschrieben.
Wer ist vom Buchführungsgesetz betroffen?
Das dänische Buchführungsgesetz 2022 gilt für in Dänemark ansässige Unternehmen sowie für Niederlassungen ausländischer Unternehmen.
Verwendet das Unternehmen ein von der dänischen Gewerbebehörde zertifiziertes DBS, ist der Anbieter des digitalen Buchführungssystems für die Einhaltung des Gesetzes verantwortlich. Wenn ein Unternehmen jedoch ein sogenanntes benutzerdefiniertes DBS einsetzt (d.h. ein DBS, das nicht auf der Liste der dänischen Gewerbebehörde steht), ist das Unternehmen selbst für die Einhaltung des Buchführungsgesetzes verantwortlich.
Welche Fristen gelten?
Um den Unternehmen genügend Zeit für die Anpassung zu geben, wird die Umsetzung des Buchführungsgesetzes in drei Phasen erfolgen, die sich nach der Unternehmensgröße und der Art der verwendeten DBS richten.
- Juli 2024: Mittlere und große Unternehmen mit einem registrierten Buchhaltungssystem müssen das Gesetz einhalten.
- Januar 2025: Mittlere und große Unternehmen mit einem nicht registrierten Buchhaltungssystem müssen ab dem ersten Tag ihres neuen Geschäftsjahres konform sein und SAF-T-Daten auf Anfrage bereitstellen.
- Ab 2026 müssen auch kleine Unternehmen mit einem jährlichen Nettoumsatz von über 300.000 DKK (ca. 40.300 €) in zwei aufeinanderfolgenden Jahren (z. B. 2024 und 2025) das dänische Buchführungsgesetz einhalten. Für kleine Unternehmen, die ein registriertes Buchführungssystem verwenden, gilt eine Frist ab Januar 2026, für kleine Unternehmen mit einer individuellen Buchführungssoftware eine Frist ab Juli 2026.
Einhaltung des dänischen Buchführungsgesetzes mit SAP
SAP hat beschlossen, keines seiner Produkte (S/4HANA Cloud, S/4HANA On-Premise, SAP ECC oder SAP ByDesign) für die Liste der registrierten digitalen Buchhaltungssysteme der dänischen Wirtschaftbehörde zu registrieren. Dennoch wird SAP sicherstellen, dass alle Anforderungen für nicht registrierte Buchhaltungssysteme erfüllt werden.
Die Verpflichtung zur Übermittlung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen über NemHandel im OIOUBL-Format soll bis zum 30. Juni 2025 durch SAP’s Document and Reporting Compliance (DRC) Cloud Edition abgedeckt werden. E-Invoicing über das PEPPOL-Netzwerk wird bereits durch die SAP DRC-Lizenz unterstützt.
Die Generierung und Extraktion des SAF-T-Finanzformats wird ebenfalls bereits von SAP bereitgestellt. Allerdings umfasst die aktuelle SAP-Lösung derzeit nur das obligatorische „Header“-Element des SAF-T-Berichts. Die verbleibenden Elemente (MasterFiles, GeneralLedgerEntries und SourceDocuments) werden nachgeliefert, sobald sie gesetzlich verpflichtend werden und die dänische Regierung die detaillierten Spezifikationen veröffentlicht. Das SAF-T-Kassensystemformat wird von SAP nicht unterstützt.
SAP DRC ist eine integrierte SAP-Lösung, die darauf abzielt, Unternehmen eine langfristige End-to-End-Compliance mit verschiedenen länderübergreifenden gesetzlichen Anforderungen zu ermöglichen. Unternehmen, die SAP nutzen, sollten sicherstellen, dass ihr SAP-System rechtzeitig an die neuen Anforderungen zur Buchführung, SAF-T-Berichterstattung und E-Invoicing in Dänemark angepasst wird.
Warum sollten Sie PIKON als Partner für Ihr Compliance-Projekt wählen?
Bei der PIKON verbinden wir SAP-Expertise mit fundierten Kenntnissen der (kommenden) gesetzlichen Anforderungen. Mit unserer umfangreichen Erfahrung aus zahlreichen Projekten unterstützen wir Sie bei jedem Schritt auf dem Weg zu den aktuellen und zukünftigen Veränderungen. Wir helfen Ihnen und Ihrem Team mit einem strategischen Fahrplan für die digitale Transformation und die Einhaltung der länderspezifischen rechtlichen Anforderungen. Lesen Sie mehr über unseren Service für E-Invoicing und Tax Reporting.
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