Hirschmann Automotive: CFDI-Anforderungen für Mexico

 

 

Hirschmann Automotive plante die Eröffnung eines Werks in Mexiko. Dafür galt es etliche gesetzliche Anforderungen in Mexiko zu erfüllen. PIKON unterstützte Hirschmann Automotive dabei, das SAP-System an die lokalen CFDI-Vorschriften der mexikanischen Bundesregierung anzupassen. Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Eine integrierte und vollautomatische elektronische Rechnungslegung und ein gepflegtes E-Accounting-Verfahren. So kann Hirschmann Automotive in Mexiko Geschäfte abwickeln, ohne sich Gedanken über hohe Strafen machen zu müssen.

Über Hirschmann Automotive

Hirschmann Automotive ist ein international anerkannter Automobilzulieferer. Zu den Kunden zählen namhafte internationale Automobilhersteller und -zulieferer. Seit mehr als 50 Jahren spezialisiert Hirschmann Automotive sich auf Steck,- Kontaktierungs- und Sensorsysteme sowie Spezialkabellösungen und Kunststoff-Umspritz-Technologie. Ob Standardprodukte oder individuelle Kundenlösungen, das Produktspektrum gewährleistet Zuverlässigkeit unter extremsten Bedingungen und in hoch beanspruchten Bereichen im Fahrzeug. Hirschmann Automotive ist weltweit tätig, mit Produktionsstätten in 7 verschiedenen Ländern, darunter Mexiko.

Die Ausgangslage: Warum Hirschmann Automotive sein SAP-System für das Geschäft in Mexiko anpassen musste

2016 eröffnete Hirschmann Automotive ein Werk in Guanajuato, Mexiko. Von dort aus sollte der amerikanische Markt schneller und direkter zugänglich sein. Doch aus dieser Strategie ergaben sich neue Herausforderungen für die Fachabteilungen, wie zum Beispiel:

  • Die mexikanischen Geschäftsprozesse sollten in das zentrale SAP-System integriert werden.
  • Die kulturellen Unterschiede mussten bewältigt werden.
  • Neue Mitarbeiter mussten geschult werden.
  • Die mexikanischen gesetzlichen Anforderungen mussten erfüllt werden.

Eine dieser speziellen mexikanischen Anforderungen ist das sog. CFDI (Comprobantes Fiscal Digital por Internet). 2014 trat diese Form der elektronischen Rechnungslegung in Kraft. Jedes Unternehmen, das einen jährlichen Umsatz von mehr als 250.000 Pesos (ca. 11.000 Euro) erzielt, muss demnach eine digitale Steuerquittung, den sog. Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), nutzen. Im Grunde ist das eine elektronische Rechnung, bei der sofort die Identität und die Steuerveranlagung der Person verifiziert werden, die das Dokument unterzeichnet hat. Neben dieser elektronischen Fakturierung müssen ebenso folgende Anforderungen an ein elektronisches Bilanzierungssystem (sog. E-Accounting) erfüllt werden:

  • Die Kontenzuordnung in Bezug auf die mexikanische legale Kontengruppierung (durch den Kontenplan) muss zunächst bei der SAT registriert werden. Jede nachträgliche Änderung des Kontenplans muss ebenfalls gemeldet werden.
  • Alle Kontostände müssen monatlich bei der SAT eingereicht werden.
  • Auf Wunsch müssen der mexikanischen Regierung detaillierte Journalbuchungen, einschließlich E-Invoicing Informationen, zur Verfügung gestellt werden.

PIKON schafft seit vielen Jahren einen Mehrwert für Hirschmann Automotive durch die Optimierung und Implementierung der Finanz- und Controlling-Prozesse im SAP ERP-System. Dank dieser langjährigen Zusammenarbeit vertraute Hirschmann Automotive PIKON ebenso die Aufgabe an, die elektronische Fakturierung und Bilanzierung ihres SAP-Systems an die mexikanischen CFDI-Regeln anzupassen. So konnte Hirschmann Automotive selbst sich ganz auf die Gründung der mexikanischen Fabrik konzentrieren.

Unsere Lösung: So machte PIKON das SAP ERP System von Hirschmann Automotiv CFDI-konform

Wir begannen dieses Projekt mit einer tiefgreifenden Analyse der bestehenden Fakturierungs- und Bilanzierungsprozesse. Danach entwarfen wir die neuen, an die CFDI-Regeln angepassten Prozesse, die anschließend ausgiebig getestet und dokumentiert wurden.

Alle betroffenen Ausgangsbelege wie z. B. Rechnungen werden nun im SAP System automatisch als IDoc erstellt. Sie enthalten sowohl die gesetzlich geforderten Daten als auch die kundenspezifischen Daten, wie die Bestellnummer (diese Daten werden nicht zur SAT-Verifikation gebraucht, erleichtern dem Kunden aber das Handling der Dokumente).

Um die mexikanischen E-Accounting-Anforderungen zu erfüllen, hat PIKON dafür gesorgt, dass die notwendigen Informationen aus dem Kontenplan von Hirschmann Automotive in einem von der mexikanischen Regierung geforderten XML-Datenformat an die mexikanische Steuerbehörde SAT übermittelt werden können.

Darüber hinaus konzipierte PIKON ein Programm zur Extraktion von UUID (universally unique identifier) und RFC (Registro Federal de Contribuyentes) aus den Eingangsrechnungen von Bestellungen, die im richtigen elektronischen XML-Format eingehen. Die Rechnungen sind zu diesem Zeitpunkt bereits von der mexikanischen Regierung über den Zulieferer verifiziert. Bei der Bearbeitung der Lieferantenrechnungen, müssen auch die UUID und die RFC-Codes gepflegt werden. Sie bestehen aus mehreren Zeichen und sind daher sehr fehleranfällig. Sollte eine Steuerprüfung hier Fehler finden, würden hohe Strafzahlungen fällig werden. Das entwickelte Programm extrahiert und speichert automatisch die UUID- und RFC-Codes, während die Lieferantenrechnungen im SAP-System von Hirschmann Automotive verarbeitet werden.

Die mexikanische Bundesregierung veröffentlicht regelmäßig neue regulatorische Vorgaben, um die Datenkonsistenz zu verbessern, die Prozesse zu automatisieren und eine bessere Kontrolle über die Steuerbuchhaltung zu erreichen. Daraus ergeben sich regelmäßige Updates beim CFDI. Diese sich ständig ändernden gesetzlichen Anforderungen stellen eine wirklich große Herausforderung bei der Implementierung dar: Bei jeder neuen CFDI-Implementierung müssen alle Besonderheiten der jüngsten CFDI-Version analysiert werden. Erst danach kann ein Verfahren zur Umsetzung der neuen Vorgaben erarbeitet werden.

So funktioniert die CFDI-konforme Rechnungslegung mit SAP

Der Mehrwert für unseren Kunden: So kann Hirschmann Automotive dank eines angepasstes SAP Systems in Mexiko agieren

Am 30. März 2016 feierte Hirschmann Automotive die offizielle Eröffnung des neuen Werkes in Mexiko. Dieses wichtige Ereignis wurde nur möglich, weil viele Hürden auf dem Weg dahin überwunden werden konnten.

Dank der Unterstützung durch PIKON kann Hirschmann Automotive einen CFDI-konformen und zuverlässigen Rechnungslegungsprozess vorweisen. Die automatische Verarbeitung aller betroffenen Dokumente wie Ein- oder Ausgangsrechnungen eliminiert das Risiko menschlicher Fehler. So kann Hirschmann Automotive frei in Mexiko agieren, ohne befürchten zu müssen, mit sechsstelligen Strafzahlungen belangt zu werden, wie es einigen anderen Unternehmen schon passiert ist.

"Ein neues Werk in einem Land zu eröffnen, in dem Sie noch nie Geschäfte gemacht haben, ist eine strategische Entscheidung, die neue Herausforderungen mit sich bringt. In diesem Zusammenhang ist die Einhaltung der lokalen gesetzlichen Anforderungen oft eine komplexe Angelegenheit. Wir konnten uns darauf verlassen, dass PIKON unser SAP-System CFDI-konform macht, so dass wir unsere Geschäfte in Mexiko in Übereinstimmungen mit den örtlichen Gesetzen abwickeln können."

Josef Summer, CIO Hirschmann Automotive GmbH

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