Update: Die rumänische Regierung wird ihr E-Rechnungssystem auf B2C-Transaktionen ausweiten. Ab Januar 2025 müssen alle B2C-Rechnungen elektronisch ausgestellt werden, nachdem ab Juli 2024 eine freiwillige Phase beginnt.
Im Jahr 2020 kündigte Rumänien an, dass es E-Rechnungsregelungen (e-Factura) einführen würde. Durch diese verpflichtenden Übermittlungen von Steuer- und Buchhaltungsinformationen strebt Rumänien an, mehr Transparenz und Effizienz in seinem Kampf gegen Steuerhinterziehung zu schaffen. Rumäniens Mehrwertsteuerlücke war schon lange ein großes Problem des osteuropäischen Landes. Regelmäßig belegt es in den jährlichen Berichten der Europäischen Kommission zur Mehrwertsteuerlücke die vorderen Plätze, und im Jahr 2019 belegte das Land sogar den ersten Platz im Ranking der Länder mit den größten Lücken.
In diesem Blogbeitrag werden wir ausführliche Informationen zu Rumäniens E-Rechnungsverpflichtungen bereitstellen: Wer muss diese einhalten, welche Fristen gelten und welche Informationen müssen bereitgestellt werden? Außerdem geben wir Ihnen einen Überblick über die SAP-Lösung zur Einhaltung dieser gesetzlichen Anforderungen und wie PIKON Sie bei der Implementierung unterstützen kann.
e-Faktura Rumänien
In den Fußstapfen vieler europäischer Länder begann Rumänien seine Reise in Richtung E-Rechnung und E-Buchführung bereits im Jahr 2020. Während im selben Jahr sowohl die Anforderungen an die E-Rechnung als auch an SAF-T angekündigt wurden, ist SAF-T inzwischen in dem osteuropäischen Land bereits ein etablierter Begriff. Die E-Rechnungsanforderungen in Rumänien (auch bekannt als ‚e-Factura‘) wurden erst Ende 2023 vollständig ausgearbeitet und werden derzeit noch für B2B-Transaktionen eingeführt.
Was umfasst die Anforderung für elektronische Fakturierung in Rumänien?
Ursprünglich auf B2G-Anforderungen ausgerichtet, erließ die rumänische Regierung (ANAF) im Juli 2022 die Verordnung, dass ab diesem Zeitpunkt alle Rechnungen an öffentliche Verwaltungen in ihr zentrales elektronisches Rechnungssystem, ‚RO e-Factura‘, eingereicht werden müssen. Nach Eingang in RO e-Factura wird die Rechnung zunächst überprüft, und nur bei erfolgreicher Validierung wird sie elektronisch vom Finanzministerium signiert und als gültige Rechnung betrachtet. Der Rechnungsempfänger kann die Rechnung anschließend vom RO e-Factura-Portal abrufen und herunterladen, wo sie für die nächsten sechzig Tage gespeichert wird.
Ebenfalls im Juli 2022 kündigte die rumänische Regierung an, dass eine Untermenge von B2B-Transaktionen (zwischen privaten Unternehmen) dem zentralen RO e-Factura-System gemeldet werden müsse (Notverordnung Nr. 12/2022). Genauer gesagt waren alle B2B-Lieferanten von Produkten mit hohem Risiko für Steuerbetrug und Steuerhinterziehung verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch an RO e-Factura zu senden. Die Liste der ‚hochriskanten Produkte‘ wurde von der rumänischen Regierung (ANAF) regelmäßig veröffentlicht und aktualisiert. Da nicht alle rumänischen Unternehmen verpflichtet waren, sich im RO e-Factura-System anzumelden, waren Lieferanten, von denen der Kunde die Rechnung nicht elektronisch erhalten konnte, dennoch verpflichtet, sie außerhalb der e-Factura-Plattform bereitzustellen.
Die B2B e-Factura-Anforderungen traten ab Januar 2024 vollständig in Kraft. Mit einer Übergangsfrist bis Juni 2024 müssen alle Inlandsrechnungen von etablierten und nicht etablierten rumänischen VAT-registrierten Steuerzahlern in nahezu Echtzeit (d.h. innerhalb von fünf Tagen nach dem steuerpflichtigen Ereignis) an das e-Factura-System gemeldet werden. Der Anwendungsbereich der Anforderungen schließt jedoch Exporte und innergemeinschaftliche Transaktionen aus. Nach Abschluss der Übergangsfrist können ab dem 1. Juni 2024 Strafen für nicht konforme Unternehmen verhängt werden. Große Steuerzahler können Geldbußen von 5.000 bis 10.000 RON (ca. 1.000 bis 2.000 EUR) auferlegt werden, während andere Steuerzahler Geldbußen zwischen 500 und 2.500 RON (100 bis 500 EUR) erhalten könnten, wenn sie ihren gesetzlichen Verpflichtungen nicht nachkommen.
In einer zweiten Phase (ab Juli 2024) wird diese „B2B-Meldepflicht“ vollständig auf „tatsächliche E-Rechnungsstellung“ ausgeweitet, indem die elektronische Übermittlung von Rechnungen sowohl für den Absender (erforderliche elektronische Einreichung) als auch für den Empfänger (erforderlicher elektronischer Empfang oder Download von der e-Factura-Plattform) vorgeschrieben wird. Für Rechnungszwecke ist nur ein elektronisches Format erlaubt. Im Gegensatz zur ‚ersten Meldephase‘ bezieht sich die Eskalation der Anforderungen nur auf diejenigen, die einen festen Geschäftssitz in Rumänien haben.
Die Genehmigung Rumäniens für die Erhebung von B2B E-Rechnungsanforderungen, wie sie von der Europäischen Kommission (EK) erhalten wurde, ist drei Jahre lang gültig (bis Dezember 2026 oder bis die Europäische Union beschließt, den ViDA-Vorschlag anzunehmen).
Im Hinblick auf B2C-Transaktionen (zwischen Unternehmen und Endverbraucher) fallen nur diejenigen unter den Anwendungsbereich von RO e-Factura, die von ‚Unternehmen im Tourismus tätig und Urlaubsgutscheine akzeptierend‘ durchgeführt werden (seit April 2022).
Der gewählte Standard für die elektronische Rechnungsstellung ist RO_CIUS, eine Variante des UBL-XML-Formats. Derselbe Standard wird für alle Transaktionen (B2G, B2B, B2C) gelten. Eine Archivierungspflicht von 10 Jahren ist wirksam.
Wer ist zur E-Rechung in Rumänien verpflichtet?
Zu Beginn war die Teilnahme an der RO e-Factura rein freiwillig. Die Teilnehmer mussten lediglich in den entsprechenden Registern eingetragen sein. Eine Notverordnung im Januar 2022 machte die Anwendung jedoch obligatorisch für eine Auswahl von B2B-Lieferanten, die mit sogenannten ‚hohen steuerlichen Risikoprodukten‘ handeln. Eine Liste dieser Produkte, zu denen Gemüse, alkoholische Getränke und Kleidung gehören, wurde von der ANAF erstellt und wird regelmäßig aktualisiert.
Wie im obigen Abschnitt beschrieben, gelten die E-Rechnungsanforderungen für:
- Alle B2G-Transaktionen (seit Juli 2022)
- B2B-Lieferanten, die mit sogenannten ‚hohen steuerlichen Risikoprodukten‘ handeln (seit Juli 2022)
- Alle B2B-Transaktionen von etablierten und nicht etablierten rumänischen VAT-registrierten Steuerzahlern (Echtzeit-Meldepflicht seit Januar 2024, Übergangsfrist bis April 2024)
- Alle B2B-Transaktionen von etablierten VAT-registrierten rumänischen Steuerzahlern (End-to-End-E-Rechnungsstellungspflicht seit Juli 2024)
Welche SAP-Lösung ist zu erwarten?
SAP deckt die Anforderungen der rumänischen E-Rechnungsstellung als Teil seiner Lizenz für die SAP Document and Reporting Compliance, Cloud Edition ab (siehe auch SAP Document & Reporting Compliance). SAP DRC ist eine integrierte Lösung, die darauf abzielt, langfristige End-to-End-Konformität mit verschiedenen länderspezifischen rechtlichen Anforderungen weltweit zu gewährleisten (z. B. SII Spanien, SDI Italien, CFDI Mexiko, RTIR und EKAER Ungarn). In der SAP DRC-Lösung (auch als SAP eDocument Solution bekannt) wird die Einhaltung der E-Factura-Vorschriften über die folgenden Prozessschritte sichergestellt:
- Sie erstellen eine für RO e-Factura relevante Rechnung in Ihrem SAP ECC- oder SAP S/4HANA-System (über das FI- oder SD-Modul).
- Die Freigabe dieser Rechnung für die Buchhaltung löst automatisch die Erstellung eines SAP eDocuments in einer zentralisierten Umgebung, dem SAP eDocument Cockpit, aus.
- Dieses eDocument wird beim XML-Display oder bei der Übermittlung an die RO e-Factura-Plattform in das erforderliche RO_CIUS-Format umgewandelt.
- Die E-Rechnung wird im korrekten XML-Format an die RO e-Factura-Plattform übertragen. Diese Verbindung wird über ‚SAP DRC Cloud‘ hergestellt.
- Nach Erhalt überprüft das Finanzministerium die E-Rechnung und genehmigt oder lehnt sie ab. Sowohl positive als auch negative Rückmeldungen erreichen das SAP-System über die Verbindung ‚SAP DRC Cloud‘ und werden im eDocument Cockpit visualisiert. Sie können das Cockpit daher nutzen, um alle mit der E-Rechnungsstellung verbundenen Aktionen zu überwachen.
- Umgekehrt ermöglicht Ihnen Ihre SAP DRC Cloud-Verbindung zur RO e-Factura-Plattform auch das Abrufen eingehender Lieferantenrechnungen von der Plattform in Ihr SAP eDocument Cockpit, um sie weiter zu überprüfen und zu verfolgen.
Zusätzlich empfehlen wir Ihnen unsere Webinar-Aufzeichnung:
So kann PIKON Ihnen helfen
Mit dem PIKON Competence Center for Legal Requirements sind wir ein strategischer Partner, der sicherstellt, dass Ihr SAP-System und die Geschäftsprozesse langfristig die unterschiedlichen länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen weltweit erfüllen. Wir verfügen über ein Expertenteam, das SAP-Fachwissen mit fundierten Kenntnissen des gesamten rechtlichen Prozesses und der technischen Anforderungen der SAF-T- und E-Rechnungs-Vorschriften in Rumänien und vielen anderen Ländern verbindet. Diese Erfahrung haben wir durch unsere zahlreichen Projekte mit SAP Document Compliance und mit lokalen Implementierungsprojekten weltweit gesammelt. Um nur einige Beispiele aufzuführen: SDI in Italien, SII in Spanien, CFDI und Complemento de Pago in Mexiko, RTIR und EKAER in Ungarn, XRechnung in Deutschland, die verschiedenen gesetzlichen Anforderungen in der Türkei, usw. Wir haben auch unsere eigenen SAP Compliance Add-Ons entwickelt, z. B. MTD VAT in Großbritannien und die VAT Whitelist in Polen. Darüber hinaus haben wir stets ein Auge auf neue und sich ändernde gesetzliche Anforderungen und informieren unsere Kunden, wenn Handlungsbedarf besteht. So muss sich Ihr Unternehmen nicht selbst um alle rechtlichen Anforderungen kümmern, und Sie können sich auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren.
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